Kısa cevap
Toptancı Hesapİz’de neyi takip eder?
Toptan ticarette Hesapİz ile her bayi ve perakendeci için ayrı bir cari tutar, satışları vadeli gelir belgesi olarak girer, parça parça gelen tahsilatları belgeye bağlarsınız. Alışlar gider belgesiyle stoğu artırır, satışlar stoğu düşürür; vadesi gelen alacak ve borçlar Raporlar altında gün gün listelenir.
Toptancının günü çok sayıda carinin aynı anda hareket etmesiyle geçer: bir bayi eski faturasının bir kısmını öder, bir başkası yeni mal ister, tedarikçinin faturası gelir. Hesapİz bu hareketleri tek bir zincire bağlar. Belge oluşturmak kasaya para yazmaz; para ancak “Tahsilat al” veya “Ödeme yap” ile seçtiğiniz kasaya girer ya da çıkar. Bu ayrım, “satış yaptım” ile “parayı aldım” arasındaki farkı her zaman görünür kılar.
Hesapİz bir ön muhasebe takip aracıdır; e-Fatura entegratörü, yasal defter veya beyanname programı değildir. Resmi belge ve vergi yükümlülükleriniz için muhasebecinizle çalışmaya devam edersiniz; Hesapİz size gün içinde doğru rakamı gösteren düzenli bir kayıt sağlar.
Toptancının işine karşılık gelen özellikler
Müşteri & Firmalar: Bayiler, perakendeciler ve tedarikçiler aynı listede durur. Müşteri kartındaki Kategori alanına “Bayi” veya “Perakendeci” gibi kendi gruplarınızı yazarsınız. Gelirler raporunda “Müşteri / Firma kategorileri” görünümü, hangi gruba ne kadar satış yaptığınızı ayrı ayrı gösterir.
Gelirler ve Giderler: Her satış bir gelir belgesidir; “Ödeme tarihi / vade” alanı doldurulursa belge vade raporlarına girer. Boş bırakılırsa vade belirlenmemiş sayılır ve raporda “Vadesiz” olarak görünür. Alış faturaları gider belgesi olarak girilir; “Bu belgenin KDV'si indirilebilir” işareti ve “KDV indirim dönemi” alanı alış KDV’sinin hangi aya yazılacağını belirler.
Ürün & Hizmetler ve Stok Hareketleri: Ürün kartına stok kodu, kategori ve kritik stok seviyesi girersiniz. Belgelerdeki ürün kalemleri stoğu kendiliğinden değiştirdiği için ayrıca elle stok hareketi girmenize gerek kalmaz. Raporlar → Stok Hareketleri altındaki “Kritik stoktaki ürünler” görünümü sipariş listenizin başlangıç noktasıdır.
Kasa & Bankalar: Nakit kasa, banka hesapları ve gerekiyorsa EUR veya USD hesabı ayrı ayrı açılır. Para birimleri hiçbir ekranda birbirine eklenmez; Günlük Durum ekranında TL toplamı ve döviz hesapları ayrı görünür.
Bir günün akışı: örnek rakamlarla
Sabah bir bayiye 40 adet ürün satıyorsunuz. Birim fiyat KDV hariç 250 TL, KDV oranı örnek olarak %20. Gelir belgesinde kalem net tutarı 10.000 TL, KDV 2.000 TL, belge toplamı 12.000 TL olur. Vadeyi 30 gün sonrasına yazarsınız. Belge “Ödenmedi” durumundadır ve bayinin net carisi 12.000 TL artar; kasada değişiklik olmaz, stok 40 adet azalır.
Öğleden sonra bayi bu fatura için 5.000 TL havale gönderiyor. Belge üzerinde “Tahsilat al” ile banka hesabını seçip 5.000 TL girersiniz. Belge “Kısmi Ödendi” olur, kalan alacak 7.000 TL’dir. Ertesi hafta bayi 8.000 TL göndermek isterse bu tutarın tamamını aynı belgeye bağlayamazsınız: sistem “Tahsilat belge kalanını aşamaz” uyarısıyla kaydı reddeder. 7.000 TL’yi bu belgeye bağlar, kalan 1.000 TL’yi bayinin diğer açık belgesine ya da onunla netleştirdiğiniz başka bir kayda yazarsınız.
Aynı gün tedarikçinizden 200 adet × 180 TL’lik alış faturası gelir: net 36.000 TL, KDV 7.200 TL, toplam 43.200 TL. Gider belgesinde KDV’nin indirilebilir olduğunu işaretler, KDV indirim dönemini boş bırakırsanız düzenleme tarihinin ayı esas alınır. Ürün stoğu 200 adet artar, tedarikçiye borcunuz 43.200 TL olarak görünür.
Dönem başında devreden KDV sıfır girilmiş ve bu ay yalnızca bu iki belge olsaydı KDV Kontrolü ekranında satış KDV’si 2.000 TL, indirilecek KDV 7.200 TL görünür ve 5.200 TL sonraki döneme devreden KDV olarak hesaplanırdı. Bu bir ön hesaptır; beyan edilecek tutarı muhasebeciniz belirler.
Dövizli alış ve euro hesabı
Bazı tedarikçilerle euro üzerinden anlaşıyor ancak TL fatura alıyorsanız, faturayı TL gider belgesi olarak girer, ödemeyi EUR hesabınızdan yaparsınız. Örneğin net 18.000 TL, KDV 3.600 TL, toplam 21.600 TL’lik bir alış belgesine tamamen örnek bir kurla 1 EUR = 54,00 TL üzerinden 400 EUR ödersiniz. “Ödeme yap” ekranında EUR hesabını seçer, 400 tutarını ve işlem kurunu girersiniz; TL karşılığı 400 × 54,00 = 21.600 TL olarak belge kalanından düşer ve belge “Ödendi” olur.
Hesapİz kuru otomatik çekmez ve kur farkı faturası üretmez. İşlem kurunu siz girersiniz; kur farkının nasıl belgeleneceğini muhasebecinize danışın. EUR hesabının bakiyesi her zaman euro cinsinden kalır.
Toptancıda sık görülen sorunlar ve çözümleri
Bayi “size borcum yok” diyor: Müşteri detayında “Yazdır” ile cari dökümünü çıkarıp bayiyle satır satır karşılaştırın. Döküm başlangıç bakiyesini, açık belgelerin kalanlarını ve manuel para hareketlerini ayrı gösterir. Excel’e aktarma, dosyayı mutabakat için paylaşmanızı kolaylaştırır.
Vade raporu ile cari bakiye farklı: Bayiden gelen parayı belge yerine müşteri detayındaki “Manuel para hareketi” kutusuyla girdiyseniz net cari düşer ama hiçbir belge kapanmaz. Raporlar → Tahsilatlar ekranı belge kalanını gösterdiği için belge hâlâ açık görünür. Ödemenin hangi belgeye ait olduğunu biliyorsanız tahsilatı belge üzerinden alın.
Stok eksiye düştü: Alış faturası girilmeden satış yapıldığında sistem uyarı verip kaydı alır. Ürün detayında “Mevcut stok miktarı eksidir.” görürseniz önce girilmemiş alış belgelerini arayın; sayım farkı varsa “Stok miktarını düzelt” ile fark hareketi ekleyin.
Satış analizi ve fatura çıktısı
Ay sonunda Raporlar → Gelirler ekranında “Müşteri / Firma kategorileri” görünümünü açtığınızda bayilere ve perakendecilere yaptığınız satışları ayrı toplamlar halinde görürsünüz. “Ürünler / Hizmetler” görünümü hangi ürünün ne kadar satıldığını, “Ürün / Hizmet kategorileri” görünümü ise hangi ürün grubunun öne çıktığını gösterir. Ürün görünümü her kalemin kendi KDV dahil tutarını topladığı için rakamları karşılaştırırken bu esası unutmayın.
Raporlar → Giderler ekranı aynı kırılımı alışlar için verir. Hangi tedarikçiden ne kadar mal aldığınızı “Müşteriler / Firmalar” görünümünde, alışlarınızın gruplara dağılımını kategori görünümlerinde görürsünüz. Raporlar belge düzenleme tarihine göre çalışır; tahsilat tarihi bu toplamları değiştirmez.
Matbu fatura formu kullanıyorsanız Ayarlar → Fatura Şablonları altında kâğıt türünü seçip müşteri adı, vergi bilgileri, kalem tablosu ve genel toplam alanlarını formunuzdaki yerlere yerleştirebilirsiniz. Taranmış formunuzu arka plan olarak yükleyip hizalama yapabilirsiniz; bu görsel kaydedilmez ve yazdırılmaz. Gelir belgesinde “Şablonla fatura yazdır” ile çıktı alırsınız. Bu bir kâğıt çıktıdır; e-Fatura veya e-Arşiv yerine geçip geçmediğini mali müşavirinize danışın.
Vadeleri ve alacakları her sabah kontrol edin
Günlük Durum ekranı “Bugün vadeli tahsilatlar” ve “Bugün vadeli ödemeler” kutularıyla güne nereden başlayacağınızı söyler. Raporlar → Tahsilatlar altındaki “Vade dağılımı” grafiği alacakları Gecikmiş, Vadesiz, Bugün, 1–7 gün, 8–30 gün ve 31+ gün olarak ayırır; bir çubuğa tıkladığınızda o gruptaki belgeler listelenir. Raporlar → Ödemeler aynı görünümü tedarikçi borçları için verir.
Haftada bir “Gecikmiş” listesini bayi bazında gözden geçirip arama listesi yapmak, alacakların birikmesini erken fark etmenizi sağlar. Hesapİz e-posta veya SMS göndermez; hatırlatmayı siz yaparsınız.
Adım adım
Kasaları açın
Ana Kasa’nın yanına banka hesaplarınızı ve euro ile çalışıyorsanız EUR hesabını açılış bakiyeleriyle tanımlayın.
Bayi ve tedarikçileri girin
Her firmayı kategorisiyle (Bayi, Perakendeci, Tedarikçi) ekleyin; devreden borç veya alacağı İlk giriş bakiyesi alanına doğru işaretle yazın.
Ürün kartlarını hazırlayın
Stok kodu, kategori, KDV oranı, başlangıç miktarı ve kritik stok seviyesini girin.
Açık faturaları belge olarak girin
Vadesi gelmemiş satış ve alış faturalarını vade tarihleriyle girin; aynı tutarı ayrıca açılış bakiyesine yazmayın.
KDV Kontrolü başlangıcını ayarlayın
Başlangıç dönemini ve dönem başındaki devreden KDV’yi muhasebecinizden aldığınız rakamla girin.
Sık sorulan sorular
Bir bayiden gelen tek ödemeyi birden fazla faturaya dağıtabilir miyim?
Evet. Her açık belgede ayrı “Tahsilat al” kaydı oluşturursunuz. Her kayıt o belgenin kalanını aşamaz; toplamları gelen ödemeye eşit olmalıdır.
Bayilerime farklı fiyat listesi tanımlayabilir miyim?
Ürün kartında bir birim fiyat tutulur. Belgede kalem eklerken fiyatı o müşteriye uyguladığınız tutarla değiştirebilirsiniz; ayrı fiyat listesi modülü yoktur.
Cari ekstreyi müşteriye nasıl veririm?
Müşteri detayında “Yazdır” veya “Excel’e aktar” ile dökümü alırsınız. Bu seçenekler Müşteriler modülünde tam yetkisi olan kullanıcıda görünür.
KDV Kontrolü ekranındaki tutar beyannamedeki tutar mıdır?
Hayır, standart bir ön hesaptır. Tevkifat, istisna veya kısmi indirim gibi durumları hesaba katmaz; kesin tutarı mali müşaviriniz belirler.
Tedarikçiye olan borcumu nerede görürüm?
Tedarikçinin detayında gider belgelerinin kalanı net cariye eksi olarak yansır. Raporlar → Ödemeler ekranı ise vadesine göre ödenecek belgeleri listeler.
Bayiye verdiğim iskontoyu nasıl girerim?
Ayrı bir iskonto alanı yoktur. Kalemi iskontolu birim fiyatla girersiniz; isterseniz belge açıklamasına iskonto oranını not edersiniz.