Kısa cevap
Stok takibi neden önemlidir?
Stok takibi, elinizde hangi üründen kaç adet olduğunu ve bu miktarın hangi giriş ve çıkışlarla oluştuğunu bilmektir. Hesapİz’de her ürünün mevcut miktarı, satış ve alış belgelerindeki kalemlerden, doğrudan stok hareketlerinden ve sayım düzeltmelerinden hesaplanır. Ürün detayında bu hareketlerin tamamı tarih sırasıyla listelenir.
Doğru stok bilgisi, tükenmek üzere olan ürünü zamanında sipariş etmenizi, satılmayan malı fark etmenizi ve müşteriye verdiğiniz teslim sözünün gerçekçi olmasını sağlar. Hesapİz’de bu bilgi kasa ve cari kayıtlarıyla aynı yerde tutulduğu için ayrı bir tabloyu güncel tutmanız gerekmez.
Ürün ve hizmet kataloğu
ÜRÜN & HİZMETLER bölümünde her kayıt için ad, tür ve kategori belirlersiniz. Tür Ürün ise fiziksel stok tutulur; Hizmet ise stok miktarı yoktur ve yalnız belgelerde kalem olarak kullanılır. Kayıt oluşturulduktan sonra tür değiştirilemez, bu yüzden doğru seçimi ilk seferde yapmak önemlidir.
Fiyat ve KDV bölümünde KDV hariç veya KDV dahil birim fiyatı girebilir, KDV oranını %0, %1, %10 veya %20 olarak seçebilirsiniz; diğer tutar kaydederken hesaplanır. Stok ve takip bölümünde model, stok kodu, barkod, kritik stok seviyesi ve başlangıç miktarı yer alır. Katalog fiyatını sonradan değiştirmek geçmiş belge ve hareket tutarlarını değiştirmez.
Stok kodu ve barkod alanlarını doldurmak zorunlu değildir, ancak ürün sayınız arttığında arama yapmayı kolaylaştırır. Model alanı aynı ürünün farklı versiyonlarını ayırt etmek için kullanılabilir.
Stok iki yoldan hareket eder
Birinci yol belgelerdir. Gelir belgesine eklenen ürün kalemi stoğu azaltır, gider belgesine eklenen alış kalemi stoğu artırır. Bu kalemler kasayı değiştirmez; kasa yalnız belgeye tahsilat veya ödeme eklendiğinde hareket eder. Vadeli satış ve alışlar için doğru yol budur. Ayrıntılar “Gelir ve gider belgesi nasıl oluşturulur?” rehberinde.
İkinci yol ürün detayındaki Stok giriş / çıkışı ekle işlemidir. Doğrudan Stok Girişi stoğu artırırken seçtiğiniz TL kasasından tutarı düşer; Stok Çıkışı stoğu azaltırken kasaya tutarı ekler. Bu yol peşin alım ve satışları tek adımda kaydetmek içindir. Aynı işlemi hem belge kalemi hem doğrudan stok hareketi olarak girmek miktarı iki kez değiştirir.
Örnek: Bir ürünün ay içindeki hareketi
Bir hırdavatçı, matkap ucu seti için kart açarken sayımda bulduğu 20 adedi başlangıç miktarı olarak giriyor ve kritik stok seviyesini 10 yapıyor. Başlangıç miktarı stok geçmişine yazılır; kasa veya cari değişmez.
Ay başında tedarikçiden 30 set, KDV hariç birim 80,00 TL ve %20 KDV ile peşin alınıyor ve doğrudan Stok Girişi olarak kaydediliyor. Tutar 30 × 80,00 = 2.400,00 TL, KDV 480,00 TL, toplam 2.880,00 TL’dir. Stok 50 olur, seçilen TL kasası 2.880,00 TL azalır.
Ay ortasında bir şantiyeye vadeli satış için gelir belgesi açılıyor ve 45 set kalem olarak ekleniyor. Stok 5’e iner ve ürün listede Kritik stok olarak işaretlenir. Birkaç gün sonra alış kaydı henüz girilmemişken 8 set daha satılıyor. Hesapİz satışı kaydeder, stok −3 olur ve stok miktarının 0’ın altına indiğini bildiren uyarı gösterilir. Ürün listesinde Eksi stok etiketi görünür; işletme sahibi eksik alış faturasını girerek durumu düzeltir.
Eksi stok uyarısı ne anlama gelir?
Hesapİz yetersiz miktarda satış veya stok çıkışını yalnız stok eksiye düşecek diye reddetmez; hareketi kaydeder ve açık bir uyarı gösterir. Böylece rafta olan ama sisteme henüz girilmemiş bir ürünün satışı engellenmez. Ancak eksi miktar gerçek bir envanter değildir; girilmemiş alışların, yanlış miktarın veya iki kez girilmiş çıkışların işaretidir.
Bu esneklik seri numaralı ürünlerde geçerli değildir. Hiç girilmemiş ya da daha önce satılmış bir seri numarası satışta reddedilir. Seri bütünlüğü her zaman korunur.
Seri numarası takibi
Elektronik cihaz, beyaz eşya veya garanti takibi gereken ürünlerde kartta Seri numarasıyla takip et seçeneğini işaretleyin. Başlangıç miktarı girerken her satıra bir seri numarası yazarsınız. Seri takipli üründe her giriş ve çıkış kalemi 1 adettir ve seri numarası zorunludur; satışta stoktaki seriler öneri olarak listelenir.
Seri numarası firma ve ürün birlikte dikkate alınarak benzersizdir. Aynı fiziksel seri iki kez stokta sayılamaz ve iki kez satılamaz. Farklı üründe aynı seri metninin bulunması ise engellenmez.
Sayım farkı ve stok düzeltmesi
Dönem sonu sayımında sistemdeki miktar ile raftaki miktar farklıysa ürünü düzenleyip Stok miktarını düzelt seçeneğini işaretleyin ve Düzeltme sonrası stok miktarı alanına saydığınız miktarı yazın. Hesapİz eski hareketleri silmez; fark kadar yeni bir düzeltme hareketi ekler. Düzeltme kasa, müşteri borcu veya belge tutarı oluşturmaz.
Kart bilgisini düzenlemek, düzeltme seçeneğini işaretlemediğiniz sürece miktarı değiştirmez. Hareket geçmişi olan ürün silinmez; Kaydı arşivle ile pasif yapılır ve geçmiş belgelerde görünmeye devam eder. Günlük kontrol sırası için “Ürün, stok ve raporlar” rehberine bakabilirsiniz.
Stok takibinde sık yapılan hatalar
En yaygın hata, vadeli satışı belgeyle kaydettikten sonra aynı ürünü ürün detayından ayrıca Stok Çıkışı olarak girmektir. Bu durumda stok iki kez düşer ve kasaya gerçekte gelmemiş para eklenir. Satışın belgesi varsa stok hareketi belgeden oluşur; ayrıca giriş yapmayın.
İkinci hata, sayım farkını gidermek için ürün kartındaki başlangıç miktarını değiştirmeye çalışmaktır. Kayıtlı ürünlerde miktar yalnız Stok miktarını düzelt seçeneğiyle değişir. Üçüncü hata, aynı ürünü farklı adlarla iki kez kataloğa eklemektir; örneğin “A4 Kağıt” ve “Kağıt A4”. Yeni ürün açmadan önce ürün listesindeki aramayla ad, model, stok kodu veya barkoda göre kontrol yapın.
Dördüncü hata, hizmeti Ürün türünde açmaktır. Danışmanlık veya montaj gibi kalemler stoklu ürün olarak açılırsa her satışta eksi stok uyarısı görürsünüz. Tür kayıttan sonra değiştirilemediği için yanlış açılan kaydı arşivleyip doğru türde yeniden oluşturmanız gerekir.
Stok raporları ve çıktılar
STOK HAREKETLERİ ekranı bütün ürünlerin giriş ve çıkışlarını tarih sırasıyla gösterir. RAPORLAR altındaki Stok Hareketleri raporu seçtiğiniz tarih aralığında dağılımı ve kritik ürünleri listeler. Ürün listesini ve ürün hareketlerini yazdırmak veya Excel’e aktarmak Ürünler modülünde Tam yetki gerektirir.
Sık sorulan sorular
Hizmetler için stok tutulur mu?
Hayır. Hizmet türündeki kayıtlarda fiziksel stok yoktur; belgelerde kalem olarak kullanılır ve miktarları stok hesabını etkilemez.
Kritik stok seviyesine inen ürünü nasıl görürüm?
Mevcut miktarı kritik stok seviyesine eşit veya altında olan ürün, ürün listesinde Kritik stok etiketiyle işaretlenir. Stok Hareketleri raporunda kritik ürünler ayrıca listelenir.
Başlangıç stoğu girmek kasadan para düşer mi?
Hayır. Başlangıç miktarı ve sonraki stok düzeltmeleri yalnız stok geçmişine yazılır; kasa, müşteri borcu veya belge oluşturmaz.
Doğrudan stok hareketinde döviz kasası seçebilir miyim?
Hayır. Doğrudan stok giriş ve çıkışları TL kasalarıyla yapılır. Dövizli alış veya satışları gider ya da gelir belgesiyle kaydedip ödemeyi döviz kasasından yapabilirsiniz.
Ürünü barkoduyla arayabilir miyim?
Evet. ÜRÜN & HİZMETLER listesindeki arama alanı ad, model, stok kodu ve barkod üzerinden arama yapar. Barkod okuyucunuz klavye gibi çalışıyorsa okuttuğunuz değer bu alana yazılır.
Seri numarası takibini sonradan açabilir miyim?
Yalnız ürünün henüz hareket geçmişi yoksa. Hareket geçmişi olan ürünün seri takip ayarı değiştirilemez. Bu yüzden seri takibi gereken ürünü ilk oluştururken Seri numarasıyla takip et seçeneğini işaretleyin ve başlangıç adetlerinin seri numaralarını her satıra bir tane gelecek şekilde yazın.