Kısa cevap
Cari hesap takibi ne işe yarar?
Cari hesap takibi, her müşteri ve tedarikçi için “bana ne kadar borçlu, ben ona ne kadar borçluyum?” sorusunun cevabını güncel tutmaktır. Hesapİz’de satış ve alış belgeleri, tahsilat ve ödemeler ile belgeye bağlı olmayan para hareketleri aynı müşteri kartında birleşir. Sonuç, Net cari olarak tek rakamda görünür; o rakamı oluşturan her kayıt da hemen altında listelenir.
Bu sayede bir faturayı incelerken firmanızın o kişiyle olan bütün ilişkisini gözden kaçırmazsınız. Vadesi geçmiş belge, kısmi ödenmiş fatura veya müşteriden alınmış avans aynı ekranda birlikte okunur. Kavramın temelini merak ediyorsanız “Cari hesap nedir?” yazısıyla başlayabilirsiniz.
Müşteri ve tedarikçi tek kartta
Hesapİz müşteri ile tedarikçiyi ayrı listelerde tutmaz; ikisi de MÜŞTERİ & FİRMALAR bölümünde yer alır. Kayıt açarken Bireysel veya Kurumsal türünü seçer, ad soyad ya da firma adını girersiniz. Cep telefonu, kimlik numarası veya vergi numarasından en az biri zorunludur; telefon, faks, e-posta, vergi dairesi ve adres gibi bilgiler isteğe bağlıdır.
Kategori alanıyla müşterilerinizi gruplayabilirsiniz; listede olmayan bir ad yazdığınızda yeni kategori oluşturulur. Aynı firmadan hem satış yapıp hem alış yapıyorsanız iki yön de aynı kartta toplanır ve net cari aradaki farkı gösterir. Kartı adım adım açmak için “Müşteri nasıl oluşturulur, ilk giriş bakiyesi nasıl yazılır?” rehberini izleyin.
Müşteri detayında neler görürsünüz?
Müşteri detayının üst kısmında dört özet bulunur. Net cari bütün ilişkinin sonucudur; pozitifse müşteri borçlu, negatifse müşteri alacaklıdır. Gelir belgeleri kalanı tahsil edilecek fatura tutarını, Gider belgeleri kalanı ödenecek fatura tutarını gösterir. Durum alanı kaydın aktif mi pasif mi olduğunu söyler.
Altında gelir belgeleri, gider belgeleri ve kasa hareketleri ayrı tablolarda listelenir. Belgelerde toplam ve kalan tutar yan yana durur. Kasa hareketlerinde belgeye bağlı tahsilat ve ödemeler ile “Bağımsız manuel” etiketli para hareketleri ayırt edilir. Böylece net cari ile belge kalanları arasındaki fark varsa nedenini hemen görürsünüz.
Açılış bakiyesinden günlük harekete
Hesapİz’e geçmeden önce oluşmuş borç ve alacakları yeni müşteri oluştururken İlk giriş bakiyesi (TL) alanına yazarsınız. Pozitif tutar müşterinin size olan borcudur ve “İlk Giriş Borcu” adlı bir gelir belgesi olarak tutulur; bu borcu daha sonra o belgeden tahsil edebilirsiniz. Negatif tutar müşterinin sizden alacağıdır ve başlangıç bakiyesi olarak saklanır. Her iki durumda da kasaya para eklenmez, stok değişmez.
Sonraki her gelir ve gider belgesi, tahsilat ve ödeme cariye kendiliğinden yansır. Belgeye bağlı olmayan bir para girişi net cariyi azaltır, para çıkışı artırır; ancak hiçbir faturayı kendiliğinden ödenmiş saymaz. Hesapİz hangi faturanın ödendiğini tahmin etmez ve parayı otomatik dağıtmaz.
Örnek: Toptan satış yapan bir işletme
Hayali bir kırtasiye toptancısı düşünelim. Bir okul kantinine KDV hariç 2.500,00 TL, %20 KDV’li bir satış yapıyor; belge toplamı 3.000,00 TL. Aynı ay ikinci bir satışla KDV hariç 1.500,00 TL + 300,00 TL KDV = 1.800,00 TL’lik belge daha oluşuyor. Kantinin net carisi 4.800,00 TL olur.
Kantin ilk faturaya karşılık 3.000,00 TL ödüyor ve bu tahsilat ilk belgeden alınıyor; ilk belge Ödendi durumuna geçiyor, net cari 1.800,00 TL’ye iniyor. Ay sonunda “hesaba mahsuben” 500,00 TL daha gönderiliyor. Bu para bağımsız para girişi olarak kaydedildiğinde net cari 1.300,00 TL olur; ikinci belgenin kalanı ise 1.800,00 TL olarak görünmeye devam eder. Toptancı hem kantinin toplam borcunu hem de hangi faturanın açık olduğunu aynı ekranda bilir.
Vade ve tahsilat takibi
Gelir belgesine ödeme tarihi veya vade girdiğinizde vadesi geçmiş belgeler listede Gecikmiş olarak işaretlenir. RAPORLAR altındaki Tahsilatlar ekranı açık alacakları Gecikmiş, Vadesiz, Bugün, 1–7 gün, 8–30 gün ve 31 gün üstü gruplarında gösterir. Ödemeler ekranı aynı görünümü tedarikçi borçlarınız için sunar.
Bu raporlar belge bazında çalışır; müşterinin net carisi ise bağımsız hareketleri de içerir. İki rakam farklıysa önce müşteri detayındaki “Bağımsız manuel” hareketlere bakın. Tahsilatın nasıl girileceği “Tahsilat ve ödeme nasıl kaydedilir?” rehberinde anlatılıyor.
Yetki, yazdırma ve Excel
Çalışanlarınıza Müşteriler modülü için Erişim yok, Yalnız okuma, Okuma ve ekleme veya Tam yetki verebilirsiniz. Müşteri listesini ve detayını yazdırmak ya da Excel’e aktarmak yalnız Tam yetki ile mümkündür; yalnız okuma yetkisi dışa aktarım hakkı vermez. Müşteri detayında çıktının kapsamını Tüm geçmiş, Gelirler, Giderler veya Kasa hareketleri olarak seçebilirsiniz.
Hareketi olan müşteri silinmez, pasifleştirilir. Pasif müşterinin geçmiş kayıtları korunur ve detay ekranında bilgi notuyla gösterilir. Böylece eski bir faturaya veya tahsilata ait bağlantı kaybolmaz.
Hangi işletmeler için uygundur?
Cari hesap takibi en çok vadeli çalışan işletmelere yarar: toptancılar, bayiler, hizmetini ay sonunda faturalayan firmalar, düzenli tedarikçiden mal alan atölye ve imalathaneler. Müşterisi az ama işlem tutarı yüksek olan işletmelerde de tek bir unutulmuş faturanın etkisi büyük olduğu için düzenli takip önemlidir.
Peşin satış ağırlıklı perakende işletmelerde ise cari, daha çok tedarikçi tarafında kullanılır. Hangi tedarikçiye ne kadar borcunuz olduğunu ve hangi faturanın vadesinin yaklaştığını görmek ödeme planınızı kolaylaştırır.
Günlük kullanımda üç alışkanlık
Birincisi, parayı her zaman kaynağına bağlayın: belli bir faturaya ait tahsilatı o faturadan alın, faturası belli olmayan parayı manuel hareketle kaydedin. İkincisi, yeni müşteri açmadan önce üst çubuktaki Müşteri ara alanında ad, telefon veya vergi numarasıyla arama yapın; böylece aynı kişi için iki kart oluşmaz.
Üçüncüsü, haftada bir müşteri listesini Cari: büyük → küçük sıralamasıyla açın ve en yüksek alacaklarınızın vadesini kontrol edin. Bu kısa rutin, tahsilat görüşmelerinizi önceliklendirmenizi ve gözden kaçan faturaları erken fark etmenizi sağlar.
Neler yapmaz?
Hesapİz cari takibi işletme içi ön muhasebe aracıdır. Müşterilerinize otomatik hesap ekstresi veya hatırlatma e-postası göndermez; e-posta gönderimi şu anda kapalıdır. e-Fatura veya e-Arşiv düzenlemez, bankadan hareket çekmez ve yasal defter yerine geçmez. Resmi kayıt ve vergi konularında mali müşavirinizle çalışmaya devam edin.
Sık sorulan sorular
Bir müşterinin tüm borcunu tek rakamda görebilir miyim?
Evet. Müşteri detayındaki Net cari, açık gelir ve gider belgeleri ile bağımsız para hareketlerinin sonucunu tek rakamda gösterir. Müşteri listesinde de her kaydın net carisi ayrı bir sütunda yer alır.
Müşteri listesini cariye göre sıralayabilir miyim?
Evet. Müşteri listesindeki Sıralama seçeneğinden Cari: büyük → küçük veya Cari: küçük → büyük sıralamasını seçerek en yüksek alacaklarınızı üstte görebilirsiniz.
Yanlış müşteriye kaydedilmiş bir faturayı düzeltebilir miyim?
Tam yetkili kullanıcı belge bilgilerini düzenleyip müşteriyi değiştirebilir. Tahsilatı olan belgede bağlı tahsilatlar da yeni müşteriye taşınır; bağımsız manuel hareketler yerinde kalır.
Müşteriyi silersem geçmiş faturalar ne olur?
Müşteri silinmez, pasifleştirilir. Geçmiş belgeler ve hareketler korunur; pasif müşteri yeni kayıtlarda seçim listesinde yer almaz.
Müşteriden avans aldığımda nasıl kaydetmeliyim?
Avansı müşteri detayındaki Manuel para hareketi alanından Para Girişi olarak kaydedebilirsiniz. Net cari azalır ve fatura yoksa negatife inebilir; bu, müşterinin sizden alacaklı olduğunu gösterir.
Çalışanım müşteri bakiyelerini görebilir ama değiştiremez mi?
Evet. Müşteriler modülünde Yalnız okuma yetkisi verilen çalışan listeyi ve detayları görür; yeni kayıt açamaz, düzenleyemez, yazdıramaz ve Excel’e aktaramaz.