Kısa cevap: parayı döviz kasasına, TL karşılığını faturaya işleyin
TL faturanın bedelini dolar veya euro olarak aldığınızda tahsilatı ilgili döviz kasasına döviz tutarıyla kaydeder, o günkü işlem kurunu girersiniz. Döviz tutarı × işlem kuru ile bulunan TL karşılığı fatura kalanından ve müşterinin TL carisinden düşer. Kasa kendi para biriminde, fatura ve cari ise TL olarak doğru kalır.
Bu yazı Hesapİz’deki takip akışını anlatır. Dövizli işlemlerde resmi belge düzeni, kur farkı ve vergi uygulaması işletmenizin durumuna göre değişebilir; bu konuları mali müşavirinizle değerlendirin. Hesapİz kur farkı faturası üretmez ve resmi muhasebe kaydı oluşturmaz.
Önce hangi parayı aldığınızı belirleyin
Fiyatı müşterinizle dolar üzerinden konuşmuş olmanız, kasaya dolar girdiği anlamına gelmez. Müşteri TL ödediyse tahsilatı TL kasasına TL tutarla yazarsınız; dolar veya euro ödediyse o para birimindeki kasayı seçersiniz. Hesap seçimini belirleyen şey konuşulan fiyat değil, gerçekleşen para hareketidir.
Dövizli tahsilat almadan önce o para biriminde bir kasa veya banka hesabı açmış olmanız gerekir. Hesapİz TRY, USD, EUR ve GBP hesaplarını destekler. Kurulum adımları “TL veya döviz kasası ve banka hesabı nasıl oluşturulur?” rehberinde yer alıyor.
Üç tutarı birbirinden ayırın
Dövizli tahsilatta üç ayrı bilgi vardır. Birincisi belgenin TL cinsinden kalanıdır. İkincisi aldığınız döviz tutarıdır; bu tutar kasa hareketinde aynen görünür. Üçüncüsü işlem kurudur; bir birim dövizin kaç TL karşılığında işleme alındığını gösterir ve tahsilat ekranındaki İşlem kuru alanına yazılır.
Hesapİz döviz tutarını girdiğiniz kurla çarpar ve sonucu kuruşa yuvarlar. Örneğin 123,45 USD ile 41,2375 kuru çarpıldığında sonuç 5.090,769375 TL’dir; kayıt 5.090,77 TL olarak işlenir. Kur alanına sekiz ondalığa kadar değer yazabilirsiniz. Kur otomatik çekilmez; hangi kuru kullanacağınıza siz karar verirsiniz.
Örnek: 12.000 TL’lik faturaya üç parçalı tahsilat
Bir müşteriye KDV hariç 10.000,00 TL, %20 KDV’li hizmet faturası kestiniz. KDV 2.000,00 TL, belge toplamı 12.000,00 TL’dir. Aşağıdaki kurlar yalnız örnektir ve güncel piyasa kuru değildir.
İlk ödemede müşteri 150 USD veriyor. USD kasasını seçip tutara 150, işlem kuruna 40,00 yazıyorsunuz. TL karşılığı 150 × 40,00 = 6.000,00 TL olur. USD kasası 150 dolar artar; belge kalanı ve müşteri carisi 6.000,00 TL’ye iner.
İkinci ödemede 100 EUR geliyor ve kuru 45,50 olarak giriyorsunuz. TL karşılığı 4.550,00 TL’dir; belge kalanı 1.450,00 TL’ye düşer, EUR kasası 100 euro artar. Son olarak müşteri kalan 1.450,00 TL’yi TL olarak havale ediyor; banka TL hesabını seçtiğinizde kur 1 kabul edilir ve belge Ödendi durumuna geçer.
Sonuçta belgenin toplamı ve 2.000,00 TL KDV’si değişmez. USD kasasında 150 dolar, EUR kasasında 100 euro ve TL bankada 1.450,00 TL artış görünür. Bu üç bakiye birbirine toplanmaz; her biri kendi para biriminde izlenir.
Neden kalan tutar sınırı var?
Bir belgeye, kalanından daha fazla TL karşılığı bağlanamaz. Yukarıdaki örnekte ilk ödemede müşteri 250 USD verseydi ve kur 40,00 olsaydı TL karşılığı 10.000,00 TL olurdu; bu tutar kalan 12.000,00 TL’yi aşmadığı için kabul edilirdi. Ancak 6.000,00 TL kalanı olan belgeye 200 USD × 40,00 = 8.000,00 TL karşılıklı tahsilat girmek isterseniz kayıt reddedilir ve ekranda kalan tutar gösterilir.
Fazla gelen paranın ne olduğunu belirleyin: başka bir faturanın ödemesi mi, avans mı? Başka bir faturaya aitse fazlayı o belgeden tahsil edin. Belirli bir belgeye ait değilse müşteri detayındaki manuel para hareketiyle kaydedin; bu kayıt TL cariyi azaltır ama bir faturayı kendiliğinden kapatmaz. Kuru değiştirerek tutarı sınırın altına çekmek gerçek işlemi bozacağı için doğru bir çözüm değildir.
Gider belgesine döviz ile ödeme
Aynı mantık alış tarafında da geçerlidir. Tedarikçiye TL fatura karşılığında euro ödediyseniz gider belgesinden Ödeme yap işlemini açar, EUR kasasını seçer, ödenen euro tutarını ve işlem kurunu girersiniz. EUR kasası kendi para biriminde azalır; gider belgesinin kalan borcu ve tedarikçinin carisi TL karşılık kadar düşer.
Ödeme de belge kalanını aşamaz. Döviz kasanızda yeterli bakiye yoksa işlem yine kaydedilir ve kasanın eksiye düştüğüne dair uyarı gösterilir. Bu uyarı, döviz alışını veya önceki tahsilatı kaydetmeyi unuttuğunuzu fark etmenize yardımcı olur.
Hangi kuru girmelisiniz?
Hesapİz hangi kuru kullanmanız gerektiğine karar vermez; İşlem kuru alanına yazdığınız değeri esas alır. Pratikte işletmeler genellikle dövizin gerçekten bozdurulduğu kuru, müşteriyle yazılı olarak anlaşılan kuru ya da muhasebe düzenlerinde kullandıkları bir referans kuru seçer. Önemli olan, seçtiğiniz yöntemi her işlemde tutarlı uygulamak ve kaydın açıklamasında kısaca belirtmektir.
Kur seçiminin vergisel ve muhasebesel sonuçları olabilir. Resmi kayıtlarda hangi kurun kullanılacağını ve kur farkının nasıl belgeleneceğini mali müşavirinizle netleştirin. Hesapİz’deki kayıt, işletme içi takibinizin bu kararla aynı rakamları göstermesini sağlar.
Sık yapılan hatalar
Dövizli tahsilatlarda en çok görülen hata, dolar olarak alınan parayı TL karşılığıyla TL kasasına yazmaktır; bu durumda USD kasası eksik, TL kasası fazla görünür. İkinci hata, USD kasasına TL karşılığını tutar olarak girmektir; 150 dolar yerine 6.000 dolar kaydedilmiş olur. Tutar alanı her zaman seçilen kasanın para birimindedir.
Üçüncü hata, aynı tahsilatı bir kez belge üzerinden, bir kez de bağımsız para girişi olarak kaydetmektir. Dördüncüsü ise kuru not etmeden geçmektir. Açıklama alanına kurun kaynağını kısaca yazmak, aylar sonra kaydı incelerken işinizi kolaylaştırır. Tahsilat ekranının genel kullanımı için “Tahsilat ve ödeme nasıl kaydedilir?” rehberine bakabilirsiniz.
Kaydı tamamladıktan sonra neyi kontrol etmeli?
Her dövizli tahsilattan sonra üç yere bakın: belgenin Kalan alacak değeri TL karşılık kadar azaldı mı, döviz kasasının hareket listesinde doğru döviz tutarı görünüyor mu ve müşterinin Net cari değeri beklediğiniz TL tutara indi mi? Üçü tutarlıysa kayıt doğrudur.
Tahsilatı düzenlemeniz veya kaldırmanız gerekirse belge detayındaki Tahsilatı düzenle ve Tahsilatı kaldır işlemlerini kullanın. Hesapİz kasa bakiyesini, belge kalanını ve TL cariyi aynı işlem içinde yeniden hesaplar; ayrıca elle düzeltme yapmanız gerekmez.
Ay sonunda döviz kasalarınızın bakiyesini bankanızın döviz hesabı ekstresiyle karşılaştırın. Hesapİz’deki döviz bakiyesi yalnız girdiğiniz tutarlardan oluşur; kur değiştikçe kendiliğinden yeniden değerlenmez. Bu nedenle iki kayıt arasında fark görürseniz kurdan değil, eksik veya hatalı bir hareketten kaynaklandığını düşünerek araştırmaya başlayın.
Sık sorulan sorular
Hesapİz döviz kurunu otomatik alıyor mu?
Hayır. İşlem kurunu her tahsilat veya ödemede siz girersiniz. Bu sayede bankanızın uyguladığı kuru ya da müşterinizle anlaştığınız kuru kullanabilirsiniz.
Dövizli tahsilat faturanın KDV tutarını değiştirir mi?
Hayır. Belgenin toplamı ve KDV’si kalemlerden hesaplanır; tahsilat yalnız belgenin tahsil edilen ve kalan tutarını değiştirir.
Kur farkı oluşursa Hesapİz bunu hesaplar mı?
Hesapİz kur farkı faturası veya kur farkı kaydı üretmez. Kur farkının belgelenmesi ve vergisel sonuçları için mali müşavirinizin yönlendirmesine göre hareket edin.
TL kasası seçildiğinde kur alanını doldurmam gerekir mi?
Gerekmez. TL kasasında işlem kuru 1 kabul edilir ve tutar doğrudan TL karşılığıdır.
Döviz kasasının para birimini sonradan değiştirebilir miyim?
Kasada hareket geçmişi oluştuktan sonra para birimi değiştirilemez. Başka bir para birimine ihtiyacınız varsa o birimde yeni bir kasa açın.
Sterlin ile tahsilat alabilir miyim?
Evet. Hesapİz TRY, USD, EUR ve GBP cinsinden kasa açmanıza izin verir. GBP kasası açtıktan sonra sterlin tahsilatını dolar veya euro ile aynı adımlarla, işlem kurunu girerek kaydedersiniz.