Kısa cevap: alacak takibi nasıl yapılır?
Alacak takibi, açık satış belgelerini vadelerine göre gruplayıp (yaşlandırma) en eski ve en yüksek tutarlı alacaktan başlayarak müşteriyle düzenli iletişim kurmak ve her anlaşmayı kayıt altına almaktır. Bunun için her satışın vadesiyle, her tahsilatın da ilgili belgeye bağlı olarak kaydedilmesi gerekir.
Bu yazı tek bir satışın nasıl girileceğini değil, tüm müşterilerdeki alacakları bir yöntemle yönetmeyi anlatır. Vadeli bir satışı adım adım kaydetmek için vadeli satış ve tahsilat takibi rehberine bakabilirsiniz.
Alacak nedir, nerede görünür?
Alacak, mal veya hizmeti teslim ettiğiniz ama bedelini henüz tahsil etmediğiniz tutardır. Ön muhasebede iki yerde izlenir: belgenin kendisinde ve müşterinin carisinde. Belge düzeyinde her satış faturasının bir toplamı, tahsil edilen kısmı ve kalanı vardır. Cari düzeyinde ise müşteriyle olan tüm hareketlerin net sonucu görünür.
Hesapİz’de gelir belgesinde Toplam, Tahsil edilen ve Kalan alacak tutarları ayrı gösterilir. Müşteri detayındaki Net cari dökümü ise başlangıç bakiyesini, gelir ve gider belgelerinin kalanlarını ve bağımsız manuel para hareketlerini birleştirerek net cariyi hesaplar. Pozitif net cari müşterinin size borçlu olduğunu gösterir.
Belge kalanı ile net cari neden farklı olabilir?
Alacak takibinde en sık kafa karıştıran konu budur. Vade raporları belge kalanlarına bakar, çünkü vade belgeye aittir. Müşteri detayından girilen manuel para hareketi ise net cariyi düşürür ama hiçbir belgeyi kapatmaz. Bu durumda müşterinin net carisi azalmış olur, faturaları ise vade raporunda açık görünmeye devam eder.
Bu bir hata değil, bilinçli bir ayrımdır: avans, mahsuplaşma veya hangi faturaya ait olduğu henüz belli olmayan paralar böylece ayrı izlenir. Ancak para belirli bir faturaya aitse doğru yol, onu baştan belge içinden Tahsilat al ile kaydetmektir. Aksi halde gecikmiş listesinde aslında ödenmiş bir fatura görür, müşteriyi gereksiz yere arayabilirsiniz. Yaşlandırma yapmadan önce manuel hareketi olan müşterileri bu gözle kontrol edin.
Yaşlandırma: alacakları vadesine göre gruplamak
Yaşlandırma, açık alacakları vade tarihine göre gruplara ayırmaktır. Hesapİz’de Raporlar → Tahsilatlar ekranındaki Vade dağılımı grafiği bunu hazır yapar: Gecikmiş, Vadesiz, Bugün, 1–7 gün, 8–30 gün ve 31+ gün. Aralıklar bugünden sonraki gün sayısıdır ve tutarlar belge kalanıdır. Bir çubuğa tıklayınca o gruptaki belgeler listelenir.
Örnek tablo, 5 Ekim 2026 itibarıyla; tutarlar örnektir. Fatura 1, Müşteri A: toplam 12.000 TL (KDV hariç 10.000 TL ve %20 KDV 2.000 TL), 2.400 TL tahsil edilmiş, kalan 9.600 TL, vade 10 Eylül; 25 gündür gecikmiş. Fatura 2, Müşteri B: toplam ve kalan 14.400 TL (12.000 TL ve 2.400 TL KDV), vade 5 Ekim; Bugün grubunda. Fatura 3, Müşteri C: toplam ve kalan 6.000 TL (5.000 TL ve 1.000 TL KDV), vade 20 Ekim; 15 gün kaldığı için 8–30 gün grubunda. Fatura 4, Müşteri A: toplam ve kalan 3.600 TL (3.000 TL ve 600 TL KDV), vade girilmemiş; Vadesiz grubunda.
Toplam açık alacak 9.600 + 14.400 + 6.000 + 3.600 = 33.600 TL’dir. Bunun 9.600 TL’si gecikmiş, 14.400 TL’si bugün, 6.000 TL’si 8–30 gün içinde vadeli, 3.600 TL’si vadesizdir. Şimdi Müşteri A’nın, hangi faturaya ait olduğunu söylemeden 5.000 TL gönderdiğini ve bunun manuel para hareketi olarak girildiğini düşünün. Başlangıç bakiyesi sıfırsa A’nın net carisi 9.600 + 3.600 − 5.000 = 8.200 TL olur; vade raporu ise A için hâlâ 9.600 + 3.600 = 13.200 TL belge kalanı gösterir. Aramadan önce bu farkı bilmek, müşteriyle doğru rakam üzerinden konuşmanızı sağlar.
Önceliklendirme ve müşteriyle iletişim
Her alacağı aynı anda kovalamak yerine bir sıra belirleyin. Genel bir yöntem, önce gecikmiş ve tutarı yüksek alacaklarla, sonra bugün vadesi gelenlerle başlamak, 1–7 gün grubundakilere ise vadeden önce nazik bir hatırlatma yapmaktır. Vadesiz belgeler ayrı bir risktir: vade konuşulmadığı için gecikme de görünmez. Bu belgeler için müşteriyle bir ödeme tarihi kararlaştırıp belgeye işlemek, takibi ölçülebilir kılar.
Örnekte sıra şöyle olabilir: Müşteri A ile hem gecikmiş Fatura 1’i hem de manuel giriş yapılan 5.000 TL’nin hangi faturaya ait olduğunu konuşun; Müşteri B’ye bugün ödeme günü olduğunu hatırlatın; Müşteri C’yi vadeden birkaç gün önce arayın; Fatura 4 için vade tarihi belirleyin.
Her görüşmeden sonra ne konuşulduğunu kaydedin. Hesapİz otomatik hatırlatma veya e-posta göndermez; Notlar bölümünde müşteri adı ve vade tarihini içeren bir not açıp takipten sorumlu personel kaydına atayabilir, verilen ödeme sözünü tarihiyle mesaja yazabilirsiniz. Ödeme tamamlanınca notu Tamamlandı yapın. Mutabakat için müşteri detayını Yazdır veya Excel’e aktar ile alıp müşteriye kendi kanalınızdan iletebilirsiniz.
Takibi günlük, haftalık ve aylık rutine bağlayın
Alacak takibi ara sıra yapılan bir temizlik değil, takvime bağlı bir alışkanlık olduğunda işe yarar. Her sabah Günlük Durum ekranında Bugün vadeli tahsilatlar alanına ve Alacaklarınız kartındaki TL vadesi geçmiş tutara bakın; bu iki rakam günün arama listesini belirler.
Haftada bir Raporlar → Tahsilatlar ekranında Gecikmiş görünümünü açın, listeyi Sıralama alanından vade tarihine veya toplam tutara göre düzenleyin ve her belge için son görüşme notunun güncel olup olmadığını kontrol edin. 1–7 gün grubundaki belgeleri de aynı gün gözden geçirmek, gelecek haftanın gecikmelerini önceden yakalamayı sağlar.
Ay sonunda büyük bakiyeli müşterilerle Net cari dökümü üzerinden mutabakat yapın ve vadesiz kalmış belgeleri tek tek ele alın. Bu rapor çıktısını yazdırıp nakit planınızla yan yana koymak, önümüzdeki haftalarda ne kadar tahsilat beklediğinizi daha gerçekçi görmenize yardım eder. Satış anında vadeyi açıkça konuşup belgeye yazmak ise bütün bu takibin en ucuz ilk adımıdır.
Ne zaman profesyonel destek almalı?
Görüşmelere rağmen ödeme gelmiyorsa, müşteri borcu reddediyorsa veya iletişim tamamen kesildiyse hukuki yolların değerlendirilmesi gerekebilir. Bu noktada hangi adımın uygun olduğunu, sürelerin ve masrafların ne olacağını bir avukatla konuşun; bu yazı hukuki tavsiye değildir.
Tahsil edilemeyen alacakların muhasebe ve vergi açısından nasıl ele alınacağı da ayrı bir konudur. Şüpheli veya değersiz alacak gibi uygulamalar için mali müşavirinize danışın. Hesapİz’deki belge kalanları, tahsilat geçmişi ve müşteri dökümü bu görüşmelere hazırlık için düzenli bir kayıt sunar.
Sık sorulan sorular
Alacak yaşlandırma nedir?
Açık alacakların vade tarihine göre gruplara ayrılmasıdır. Hangi alacağın gecikmiş, hangisinin yakında vadesi geleceğini gösterir ve tahsilat önceliğini belirlemeye yardım eder.
Vade raporundaki toplam neden müşteri bakiyelerinden farklı?
Vade raporu belge kalanlarını gösterir. Müşteri detayından girilen manuel para hareketleri net cariyi değiştirir ama belgeleri kapatmaz; bu nedenle iki rakam farklı olabilir.
Vadesiz satışlar alacak takibinde nasıl görünür?
Ödeme tarihi / vade alanı boş bırakılan belgeler Vadesiz grubunda listelenir ve gecikmiş olarak işaretlenmez. Bu yüzden müşteriyle bir ödeme günü kararlaştırıp belgeye girmek takibi kolaylaştırır.
Hesapİz müşterilere ödeme hatırlatması gönderir mi?
Hayır. Hesapİz e-posta, SMS veya otomatik hatırlatma göndermez. Vade raporu, Günlük Durum ve personele atanan notlarla takibi siz yürütürsünüz.
Ödenmeyen alacak için ne zaman avukata gitmeliyim?
Bu, tutara, belgelerinize ve müşteriyle ilişkinize göre değişir. Görüşmeler sonuç vermiyorsa seçenekleri bir avukatla, muhasebe ve vergi etkisini mali müşavirinizle değerlendirin.