Kısa cevap
Teknik servis Hesapİz’i nasıl kullanır?
Teknik serviste Hesapİz ile cihaz sahibini müşteri olarak kaydeder, yapılacak işi teknisyene atanmış bir notla izler, teslimde parça ve işçiliği tek gelir belgesine yazıp tahsilatı alırsınız. Kullanılan parçalar stoktan düşer, belge ilgili teknisyene bağlanır ve teknisyenin avans ile maaş ödemeleri aynı sistemde görünür.
Bilmeniz gereken önemli bir nokta: Hesapİz’de ayrı bir servis fişi veya iş emri modülü yoktur. Cihaz kabulü ve iş durumu için Notlar ekranını, ücretlendirme için gelir belgesini kullanırsınız. Bu sayfa, bu iki parçayı bir servis düzeni içinde nasıl birleştireceğinizi anlatır.
Servis işine karşılık gelen özellikler
Müşteri kartı: Cihazı getiren kişi veya firma Müşteri & Firmalar altında kaydedilir. Cep telefonu, kimlik numarası veya vergi numarasından en az biri gereklidir. Kurumsal müşterilerde vergi dairesi ve vergi numarası alanları da doldurulabilir.
Notlar: Her cihaz için bir not açarsınız. Başlığa cihazı ve müşteriyi, mesaja arıza tarifini, aksesuarları ve müşteriyle konuşulan ön fiyatı yazarsınız. Notu Personel alanından ilgili teknisyene atarsınız. Not durumu “Beklemede” ile başlar, iş bitince “Tamamlandı”, müşteri vazgeçerse “İptal Edildi” yapılır. Notlarda hatırlatma alarmı veya son tarih alanı yoktur; açık işleri Notlar listesinden durum bazında izlersiniz.
Gelir belgesi: Teslimde parçalar ürün kalemi, işçilik ise Hizmet türünde kalem olarak eklenir. “İlgili çalışan” alanı belgeyi işi yapan teknisyene bağlar; bu belge teknisyenin detayındaki “Personel gelirleri” listesinde görünür.
Ürün & Hizmetler: Sık kullanılan parçalar ürün kartı olarak tanımlanır, kritik stok seviyesi girilir. Seri numaralı parçalar ve yedek cihazlar için “Seri numarasıyla takip et” açılır. İşçilik kalemlerini Hizmet türünde tanımlamak stok tarafını karıştırmaz.
Bir cihazın servis yolculuğu: örnek rakamlarla
Bir müşteri ekranı kırık bir dizüstü bilgisayar getiriyor. Önce müşteri kartını açar, ardından “Dizüstü – ekran değişimi” başlıklı bir not oluşturup arızayı ve teslim alınan aksesuarları yazarsınız. Notu teknisyene atarsınız; durum “Beklemede”dir. Notlar listesinde bu iş teknisyenin adıyla görünür.
Onarım bitince not “Tamamlandı” yapılır ve gelir belgesi hazırlanır. Ekran paneli için kalemin KDV dahil toplamını 3.600 TL olarak girersiniz; örnek %20 oranla net 3.000 TL, KDV 600 TL hesaplanır. İşçilik için Hizmet kalemi KDV hariç 1.000 TL girilir; KDV 200 TL, kalem toplamı 1.200 TL olur. Belge toplamı 4.800 TL’dir. “İlgili çalışan” olarak teknisyen seçilir. Ekran paneli stoğu 1 adet azalır.
Müşteri cihazı teslim alırken 3.000 TL nakit, 1.800 TL kartla ödüyor. Belge üzerinde iki ayrı “Tahsilat al” kaydı girersiniz: 3.000 TL Ana Kasa’ya, 1.800 TL kart tahsilatlarının geçtiği banka hesabına. Toplam 4.800 TL olduğu için belge “Ödendi” olur. Hesapİz POS cihazına bağlanmaz; kart tahsilatını banka hesabına siz kaydedersiniz.
Akşam Günlük Durum ekranında bugünkü para girişini, “Bugünkü net” değerini ve son hareketleri görürsünüz. Bugünkü net, işlem tarihine göre bugünkü girişlerden çıkışların farkıdır; kasanızdaki toplam bakiye değildir.
Parça, seri numarası ve yedek cihazlar
Seri takibi açık bir üründe her kalem tam bir adet ve bir seri numarasıyla girilir. Örneğin müşteriye takılan bir SSD’yi satarken sistem stokta bulunan seri numaralarını önerir; stokta olmayan veya daha önce satılmış bir numara girerseniz “Bu seri stokta bulunmuyor veya daha önce satılmış.” uyarısıyla reddedilir. Böylece garanti için gelen parçanın sizden çıkıp çıkmadığını ürünün hareket geçmişinden kontrol edebilirsiniz.
Müşteriye geçici olarak verdiğiniz yedek cihazları da seri takipli ürün olarak tutabilirsiniz. Hesapİz’de ödünç verme diye bir işlem türü olmadığından, yedek cihazın kimde olduğunu müşterinin servis notuna seri numarasıyla birlikte yazmak en sade yöntemdir.
Ekran, batarya, şarj soketi gibi sık kullanılan parçalara kritik stok seviyesi girin. Raporlar → Stok Hareketleri altındaki “Kritik stoktaki ürünler” görünümü sipariş vermeniz gereken parçaları listeler.
Teknisyen avansı ve maaşı
Teknisyenin personel kaydını Çalışanlar altında açarsınız. Ay içinde 2.500 TL avans verdiğinizde personel detayındaki “Maaş / avans ekle” kartında TL kasayı seçip “Avans ekle” dersiniz; tutar kasadan çıkış olarak yazılır. Ay sonunda fiilen ödediğiniz tutarı “Maaş ekle” ile girersiniz.
Hesapİz bordro hesaplamaz, SGK veya vergi kesintisi yapmaz ve avansı maaştan otomatik düşmez. Maaş ve avans ayrı kasa çıkışlarıdır, müşteri carisini etkilemez. Brüt-net hesabı ve yasal yükümlülükler için mali müşavirinize danışın.
Personel detayındaki “Personel gelirleri” listesi teknisyenin bağlandığı gelir belgelerini gösterir. Prim veya iş dağılımı değerlendirmesi yapıyorsanız bu liste iyi bir başlangıçtır; prim hesabını ise siz yaparsınız.
Gün sonu ve ay sonu kontrolleri
Gün sonunda Kasa & Bankalar altında Ana Kasa’nın detayını açın; başlangıç ve bitiş tarihini bugüne ayarlayarak gün içindeki tahsilatları, avansları ve küçük harcamaları tek listede görürsünüz. Çekmecedeki nakit ile kasa bakiyesi tutmuyorsa genellikle ya bir tahsilat yanlış kasaya yazılmıştır ya da parça alımı için kasadan verilen para girilmemiştir.
Ay sonunda Raporlar → Gelirler ekranında “Ürünler / Hizmetler” görünümü parça satışlarını ve işçilik gelirlerini ayrı satırlarda gösterir. Böylece gelirinizin ne kadarının işçilikten, ne kadarının parçadan geldiğini görürsünüz. Bu görünüm her kalemin KDV dahil tutarını toplar. “Gelir kategorileri” görünümünü “Cihaz onarımı”, “Kurulum” veya “Bakım sözleşmesi” gibi kendi gelir kategorilerinizle kullanmak iş türlerini karşılaştırmayı kolaylaştırır.
Kurumsal müşterilere ay sonunda toplu fatura kesiyorsanız belgeye vade yazın. Raporlar → Tahsilatlar ekranı bu belgeleri vade sırasıyla listeler ve “Gecikmiş” görünümü ödemesi geciken firmaları ayırır. Parça tedarikçinize olan borçlar için aynı kontrolü Raporlar → Ödemeler ekranında yaparsınız.
Serviste sık yaşanan sorunlar
Müşteri cihazı almadan önce kapora bırakıyor: Belgeyi kabul gününde oluşturup kaporayı belge üzerinden “Tahsilat al” ile kaydedebilirsiniz; belge “Kısmi Ödendi” görünür. Kalemleri sonradan düzenlerken toplam, tahsil edilen tutarın altına indirilemez.
Parça yanlış takıldı veya iş iptal oldu: Belgeyi “Belgeyi iptal et” ile iptal ettiğinizde bağlı stok ve kasa hareketleri geri alınır, geçmiş korunur. Seri numaralı parça yeniden stokta görünür.
Teslim edilmemiş cihazlar birikiyor: Notlar listesinde “Beklemede” durumundakileri teknisyen bazında gözden geçirin. Hesapİz müşteriye e-posta veya SMS göndermez; aramayı siz yaparsınız.
Adım adım
Teknisyenleri ekleyin
Çalışanlar altında her teknisyen için personel kaydı açın; giriş hesabı vermeden de not atayabilir ve maaş/avans girebilirsiniz.
İşçilik hizmetlerini tanımlayın
Arıza tespiti, montaj, yazılım kurulumu gibi işçilikleri Hizmet türünde kartlara dönüştürün.
Parça kartlarını açın
Sık kullanılan parçaları stok kodu, başlangıç miktarı ve kritik stok seviyesiyle girin; seri numaralı parçalarda seri takibini açın.
Kart tahsilatı için banka hesabı açın
Kartla alınan ödemeleri nakitten ayırmak için ayrı bir Banka hesabı tanımlayın.
İlk servis kaydını deneyin
Bir müşteri, bir not ve bir gelir belgesiyle akışı baştan sona deneyip kasa ve stok etkisini kontrol edin.
Sık sorulan sorular
Hesapİz’de servis fişi veya iş emri var mı?
Hayır, ayrı bir iş emri modülü yoktur. Cihaz kabulü ve iş durumu için teknisyene atanmış notları, ücretlendirme için gelir belgesini kullanırsınız.
Teknisyenler sisteme giriş yapıp kendi işlerini görebilir mi?
Giriş hesabı olan ve Notlar modülünde tam yetkisi bulunmayan bir kullanıcı yalnızca kendi personel kartına atanmış notları görür. Ancak yeni personel için giriş hesabı oluşturma akışı şu an kapalıdır; personel kaydı açılabilir.
Parça ve işçiliği aynı belgede ayrı KDV oranıyla yazabilir miyim?
Evet, her kalemin KDV oranı ayrı seçilir. Hangi oranın uygulanacağını muhasebecinizle netleştirin.
Servis formunu yazdırabilir miyim?
Gelir belgesi “Yazdır” ile, aktif bir fatura şablonunuz varsa “Şablonla fatura yazdır” ile basılır. Bu bir kâğıt çıktıdır, e-Fatura veya e-Arşiv değildir.
Müşterinin daha önceki servis kayıtlarını görebilir miyim?
Müşteri detayında o müşteriye ait gelir belgeleri ve tahsilatlar listelenir. Notlar müşteri kartına bağlanmadığı için not başlığına müşteri adını yazmak eski işleri bulmayı kolaylaştırır.