Kısa cevap
Personel avans ve maaş kaydı nasıl yapılır?
Hesapİz’de personel avans ve maaş kaydı, Çalışanlar bölümündeki personel kartından yapılır: kartı açar, “Maaş / avans ekle” alanında TL kasayı, meblağı ve tarihi seçip “Maaş ekle” ya da “Avans ekle” düğmesine basarsınız. Her iki işlem de seçilen kasadan para çıkışı olarak kaydedilir ve personelin “Maaş ve avans hareketleri” listesinde görünür.
Bu rehber, kasadan fiilen çıkan parayı düzenli kaydetmeyi anlatır. Bordro hazırlamak, brütten nete hesap yapmak, SGK primi veya gelir vergisi kesintisi belirlemek Hesapİz’in işi değildir; bu konular muhasebecinizin sorumluluğundadır. Siz yalnız ödediğiniz gerçek tutarı, açık bir açıklamayla kayda geçirirsiniz.
Önce personel kartını oluşturun
Sol menüde Ayarlar altındaki Çalışanlar sayfasını açın ve yeni bir personel kaydı oluşturun. Formda ad, soyad, e-posta ve kategori alanları bulunur; kategori, personeli şube, görev veya ekip gibi kendi kullandığınız bir gruba ayırmak için işe yarar. Aynı formdaki yetki tablosu, ilgili kişinin modüllere erişim düzeyini gösterir.
Şunu baştan bilmekte fayda var: yeni personel için uygulamaya giriş hesabı oluşturma ve ilk şifre akışı şu an kapalıdır. Yani personel kartı, maaş ve avans hareketlerini toplamak için bir kayıt olarak açılır; bu kart çalışanın Hesapİz’e kendisinin giriş yapabileceği anlamına gelmez. Ödeme takibi için giriş hesabına ihtiyacınız da yoktur.
Maaş ve avansı kasadan çıkış olarak girin
Personelin detay sayfasında “Maaş / avans ekle” kartını göreceksiniz. Kasa alanında yalnız TL kasa ve banka hesapları kullanılır; döviz kasasından maaş veya avans girilmez. Açıklama, Meblağ (TL) ve İşlem tarihi alanlarını doldurun. Ekrandaki not da hatırlatır: meblağı pozitif girin, işlem kasadan çıkış olarak kaydedilir; maaş ve avans ayrı hareketlerdir.
Maaş ve avans bağımsız kasa çıkışlarıdır; herhangi bir müşteri carisini değiştirmez, bir gelir veya gider belgesini de kapatmaz. Kaydettiğiniz hareket hem seçtiğiniz kasanın geçmişinde Maaş ya da Avans türüyle hem de personelin “Maaş ve avans hareketleri” listesinde Tür, Açıklama, Kasa, Tarih ve Tutar sütunlarıyla görünür. Aynı ödemeyi kasada ayrıca bir Para Çıkışı olarak tekrar girmeyin; aksi hâlde kasa iki kez azalır.
Bir dönemde toplam ne kadar personel ödemesi yapıldığını görmek istediğinizde Raporlar → Kasa Hareketleri ekranını kullanabilirsiniz. Bu rapor hareketleri para birimine, giriş/çıkış kategorisine ve işlem türüne göre gruplar; maaş ve avans çıkışları da işlem türü görünümünde ayrı satırlar olarak izlenir. Böylece tek tek personel kartlarını açmadan ayın toplam personel ödemesini görebilirsiniz.
Avansı ay sonu maaşından düşmeyi elle izleyin
Hesapİz avansı maaştan kendiliğinden düşmez ve kalan maaşı hesaplamaz. Bu nedenle hangi tutarın ne zaman ödendiğini açıklamalarla takip etmek gerekir. Örnek: bir çalışanla ay için anlaşılan net ödeme 30.000 TL olsun. Ayın 10’unda 8.000 TL avans verirsiniz ve bunu “Avans ekle” ile, açıklamaya “Ekim 2026 maaşına mahsuben avans” yazarak kaydedersiniz.
Ay sonunda kalan ödemeyi siz hesaplarsınız: 30.000 TL − 8.000 TL = 22.000 TL. Bu tutarı “Maaş ekle” ile, açıklamaya “Ekim 2026 maaşı, 8.000 TL avans düşüldükten sonra kalan” yazarak girersiniz. Listede iki hareket görünür ve toplamları 8.000 TL + 22.000 TL = 30.000 TL’dir. Bu toplamın bordrodaki tutarla uyumunu muhasebecinizle kontrol edin.
Ay içinde birden fazla avans verdiyseniz her birini ayrı hareket olarak girin ve hepsine aynı ay bilgisini yazın. Böylece ay sonunda listeye bakarak hangi avansların hangi maaşa ait olduğunu kolayca ayırırsınız.
Kasa eksiye düşerse ne olur?
Maaş veya avans kaydı, kasa bakiyesi yetersiz olsa bile kaydedilir; Hesapİz işlemi engellemez ama uyarır. Örnek: Ana Kasa’da 15.000 TL varken 22.000 TL maaş girerseniz bakiye −7.000 TL olur ve hesabınızın 0’ın altına indiğini bildiren bir uyarı görürsünüz. Kasa detayında da “Kasa bakiyesi 0’ın altında.” notu yer alır.
Böyle bir uyarı çoğunlukla ödemenin aslında başka bir hesaptan, örneğin bankadan yapıldığını ya da kasaya giren bir paranın henüz kaydedilmediğini gösterir. Önce doğru kasayı seçip seçmediğinizi, sonra eksik bir para girişi olup olmadığını kontrol edin.
Sık yapılan kayıt hataları ve kontrol listesi
En sık karşılaşılan hata, aynı ödemenin iki farklı yerden girilmesidir. Örneğin maaşı personel kartından “Maaş ekle” ile kaydedip ardından kasa sayfasında aynı tutar için ayrıca bir Para Çıkışı oluşturmak kasayı iki kez azaltır. Personele yapılan ödemeleri tek bir yerden, personel kartından girmeyi alışkanlık hâline getirin.
İkinci sık hata, avansı maaş olarak ya da maaşı avans olarak işaretlemektir. Hesapİz iki türü ayrı gösterir; ay sonunda listeyi incelerken yalnız tutarlara değil Tür sütununa da bakın. Üçüncüsü, açıklamanın boş bırakılmasıdır. “Avans” yazan bir satır birkaç ay sonra hangi maaşa ait olduğunu anlatmaz; ay ve yıl bilgisini her zaman ekleyin.
Kasa hareketlerini okuma yetkiniz varsa listedeki Tür bağlantısından ilgili kasa hareketinin detayına gidebilirsiniz. Ay sonu kontrolü için kısa bir sıra önerilir: her personelin o ayki avans ve maaş hareketlerini toplayın, anlaşılan tutarla karşılaştırın, farkı açıklamalara bakarak yorumlayın ve kasanın gün sonu bakiyesini elinizdeki nakitle ya da banka hesap özetiyle eşleştirin.
Personel dökümünü yazdırın ve kontrol edin
Personel detay sayfasında, yetkiniz uygunsa “Yazdır” ve “Excel’e aktar” düğmeleri bulunur. Çıktı kapsamı olarak tüm geçmişi, yalnız gelirleri veya yalnız kasa hareketlerini seçebilirsiniz. Ay sonunda kasa hareketlerini yazdırıp çalışanla birlikte gözden geçirmek, ödemelerin karşılıklı teyidi için pratik bir yoldur.
Aynı sayfada personelle ilişkilendirilmiş gelir belgeleri “Personel gelirleri” başlığında, personele atanmış notlar da “Personel notları” başlığında görünür. İşten ayrılan bir çalışanı silmek yerine pasifleştirebilirsiniz; geçmiş maaş ve avans hareketleri korunur.
Adım adım
Personel kartını açın
Çalışanlar sayfasında ad, soyad, e-posta ve kategori bilgileriyle personel kaydı oluşturun. Kart, giriş hesabı açmadan ödeme takibi için kullanılır.
Maaş / avans ekle alanını doldurun
Personel detayında TL kasayı seçin, açıklamaya hangi aya ait olduğunu yazın, Meblağ (TL) ve İşlem tarihini girin.
Doğru düğmeyi seçin
Ay içi ödemeler için “Avans ekle”, ay sonu ödemesi için “Maaş ekle” düğmesini kullanın. Her ikisi de kasadan çıkış olarak kaydedilir.
Kalan maaşı kendiniz hesaplayın
Anlaşılan tutardan o ay verilen avansları çıkarın, yalnız fiilen ödediğiniz kalan tutarı maaş olarak girin ve açıklamada avansı belirtin.
Uyarıları ve kasayı kontrol edin
Kasa 0’ın altına indi uyarısı görürseniz ödemenin yapıldığı hesabı ve eksik para girişlerini gözden geçirin.
Dökümü yazdırın
Ay sonunda personel detayından kasa hareketleri dökümünü yazdırın veya Excel’e aktarın ve muhasebecinizle paylaşın.
Sık sorulan sorular
Hesapİz bordro veya net maaş hesaplar mı?
Hayır. Hesapİz bordro, brüt-net hesabı, SGK primi veya gelir vergisi hesaplamaz. Yalnız kasadan ödediğiniz tutarı kaydeder. Bordro ve yasal kesintiler için muhasebecinize danışın.
Verdiğim avans maaştan otomatik düşülür mü?
Hayır. Avans ve maaş ayrı kasa çıkışlarıdır. Ay sonunda anlaşılan tutardan avansları siz çıkarır, kalan ödemeyi maaş olarak girersiniz.
Maaşı döviz kasasından girebilir miyim?
Hayır. Maaş ve avans yalnız TL kasa veya TL banka hesabından kaydedilir ve meblağ TL olarak girilir.
Bankadan havaleyle ödenen maaşı nasıl kaydederim?
“Maaş / avans ekle” alanındaki Kasa listesinden ödemenin çıktığı TL banka hesabını seçin. Hareket o banka hesabının bakiyesinden düşer; nakit kasanız etkilenmez.
Maaş kaydı çalışanın cari hesabını etkiler mi?
Maaş ve avans bağımsız kasa çıkışlarıdır; müşteri carisini değiştirmez ve herhangi bir belgeyi kapatmaz. Etkisi seçtiğiniz kasanın bakiyesinde görülür.
Çalışan kendi hesabıyla giriş yapıp ödemelerini görebilir mi?
Yeni personel için giriş hesabı ve ilk şifre akışı şu an kapalıdır. Ödemeleri çalışanla paylaşmak için personel detayındaki Yazdır veya Excel’e aktar çıktısını kullanabilirsiniz.