Kısa cevap
Seri numaralı ürün takibi nasıl yapılır?
Hesapİz’de seri numaralı ürün takibi için ürün kartında “Seri numarasıyla takip et” seçeneğini açar, mevcut adetlerin seri numaralarını her satıra bir tane gelecek şekilde yazarsınız. Sonrasında her alış ve satış kalemi tek adet ve bir seri numarasıyla girilir; satışta yalnız stokta bulunan seriler seçilebilir, böylece hangi cihazın kime satıldığı tek tek izlenir.
Bu yöntem elektronik cihaz, yedek parça, alet veya garanti takibi önemli olan her ürün için uygundur. Aşağıda kartın hazırlanmasından bir serinin geçmişini bulmaya kadar olan adımları, üç adetlik bir örnek üzerinden anlatıyoruz.
Ürün kartında seri takibini açın
Ürün & Hizmetler bölümünde yeni bir kayıt açın ve türü Ürün olarak seçin. Stok ve takip bölümünde “Seri numarasıyla takip et” kutusunu işaretleyin. Başlangıç miktarına elinizdeki adet sayısını, Seri numaraları alanına da bu adetlerin serilerini yazın. Alanın altındaki not kuralı özetler: her satıra bir seri numarası; açılışta tüm adetleri, düzeltmede yalnız eklenen veya çıkarılan serileri yazın.
Örnek: depoda aynı modelden üç cihaz var ve serileri SN-1001, SN-1002 ve SN-1003. Başlangıç miktarına 3 yazar, seri alanına bu üç değeri alt alta girersiniz. Seri takipli stokta her değişen adet için bir seri gerekir; adet ile seri sayısı tutmazsa kayıt kabul edilmez.
Bu ayarı kartı ilk açarken doğru seçmek önemlidir. Hareket geçmişi olan bir ürünün seri takip ayarı sonradan değiştirilemez. Kayıt tamamlandığında ürün detayında Stok durumu altında “Seri takibi açık” ifadesini görürsünüz.
Alışta her adet için bir kalem girin
Tedarikçiden yeni cihaz aldığınızda gider belgesinde “Kalem ekle” ile alış kalemi oluşturun. Seri takipli üründe her kalemin miktarı 1 olmalı ve Seri numarası alanı doldurulmalıdır. İki yeni cihaz aldıysanız iki ayrı kalem girersiniz. Miktarı 2 yazarsanız ya da seriyi boş bırakırsanız “Seri takipli işlem için seri numarası ve tam bir adet gereklidir.” uyarısı alırsınız.
Seri numaraları firma ve ürün bazında benzersizdir. Aynı ürün için stokta zaten bulunan bir seriyi yeniden girmeye çalışırsanız “Bu firma ve ürün için seri numarası zaten stokta.” mesajı görünür. Aynı seri, farklı bir ürünün kartında ise ayrıca kullanılabilir; kontrol yalnız aynı ürün içinde yapılır.
Satışta stoktaki seriyi seçin
Gelir belgesinde satış kalemi eklerken ürünü seçtiğinizde Seri numarası alanı stoktaki serileri öneri olarak sunar. Ekrandaki not da bunu hatırlatır: seri takipli üründe miktar 1 olmalıdır, stoktaki seri önerilerinden seçim yapabilirsiniz. Örneğimizde SN-1002’yi bir müşteriye sattığınızda ürünün mevcut miktarı 3’ten 2’ye iner ve stokta SN-1001 ile SN-1003 kalır.
Stokta olmayan ya da daha önce satılmış bir seriyi yazarsanız kayıt reddedilir ve “Bu seri stokta bulunmuyor veya daha önce satılmış.” mesajı görünür. Yani SN-1002’yi ikinci kez satamazsınız. Seri takipli olmayan ürünlerde stok eksiye düşebilir ve yalnız uyarı verilir; seri takipli üründe ise aynı seri ikinci kez satılamadığı için bu esneklik geçerli değildir.
Hatalı satış, iptal ve düzeltme kuralları
Satılmış bir serinin giriş kaydı korunur. Bir seri satışta kullanıldıktan sonra o serinin giriş kaydını değiştirmek veya silmek isterseniz Hesapİz önce kaynak satış işleminin iptal edilmesini ister. Böylece satılmış bir cihazın geçmişi sessizce değişmez.
Satış yanlış girildiyse gelir belgesinde “Belgeyi iptal et” seçeneğini kullanın. İptal, belgeye bağlı stok ve kasa hareketlerini geri alır; örneğimizde SN-1002 yeniden stokta görünür ve mevcut miktar tekrar 3 olur. Belgenin geçmişi silinmez, iptal edilmiş olarak kalır.
Hesapİz’de ayrı bir iade ekranı yoktur. Geçerli bir satıştan sonra müşteriden geri alınan bir cihazı nasıl kayda geçireceğinizi, belge düzeni açısından muhasebecinizle belirleyin. Satılmış seri artık stokta sayılmadığı için aynı seriyle yeni bir giriş oluşturulabilir; ancak bu durumda eski satışı iptal etmek istediğinizde, aynı seri için mevcut bir giriş bulunduğundan önce o girişi düzeltmeniz istenir.
Sayım farkında stok düzeltmesi
Sayımda bir cihazın eksik ya da fazla olduğunu fark ederseniz ürün kartını düzenleyip “Stok miktarını düzelt” seçeneğini kullanabilirsiniz. “Düzeltme sonrası stok miktarı” alanına sayımdaki adedi yazın ve Seri numaraları alanına yalnız eklenen veya çıkarılan adetlerin serilerini girin. Örnek: stokta SN-1001 ve SN-1003 görünürken rafta yalnız SN-1001 varsa düzeltme sonrası miktara 1, seri alanına da SN-1003 yazarsınız.
Burada da her değişen adet için bir seri gerekir; miktar farkı ile yazılan seri sayısı eşleşmezse kayıt kabul edilmez ve seri takipli üründe düzeltme sonrası miktar eksi olamaz. Düzeltme, aradaki fark kadar bir stok hareketi oluşturur; bu hareket kasa veya müşteri carisini etkilemez. Kaybolan ya da hasar gören bir ürünün mali kaydı için muhasebecinize danışın.
Seri numaralarını her zaman aynı biçimde yazmak, sonradan arama ve kontrolü çok kolaylaştırır. Cihazın üzerindeki etiketle birebir aynı karakterleri kullanın, başına veya sonuna kendi notlarınızı eklemeyin; açıklama gerekiyorsa bunu belgenin açıklama alanına yazın.
Bir serinin geçmişini bulun
Bir cihazın ne zaman alındığını ve kime satıldığını görmek için Stok Hareketleri sayfasını açın. Listede Tarih / İşlem, Ürün / Seri, Müşteri / Kasa, Miktar ve Tutar sütunları bulunur; seri numarası ürün adının yanında görünür. Ürün detayındaki Hareket geçmişi de aynı ürünün giriş ve çıkışlarını serileriyle birlikte listeler.
Gelirler sayfasındaki “Kalem geçmişi” görünümü, satış kalemlerini ürün ve seri bilgisiyle gösterir. Garanti veya servis talebiyle gelen bir müşterinin cihazını bu ekranlardan bularak satış belgesine ulaşabilirsiniz. Raporlar → Stok Hareketleri ekranında Bugün, Son 30 gün veya Tüm geçmiş gibi tarih aralıklarıyla da arama alanınızı daraltabilirsiniz.
Adım adım
Seri takibini açın
Ürün kartında “Seri numarasıyla takip et” seçeneğini işaretleyin. Bu ayar hareket oluştuktan sonra değiştirilemez.
Açılış serilerini girin
Başlangıç miktarını yazın ve Seri numaraları alanına her satıra bir seri gelecek şekilde tüm adetleri girin.
Alışları tek tek kaydedin
Gider belgesinde her cihaz için miktarı 1 olan ayrı bir alış kalemi açın ve seri numarasını yazın.
Satışta seriyi öneriden seçin
Gelir belgesinde satış kalemine miktar 1 yazın ve Seri numarası alanında stoktaki seriler arasından seçim yapın.
Hatalı satışı iptal edin
Yanlış girilen satışı “Belgeyi iptal et” ile geri alın; seri yeniden stoğa döner ve giriş kaydı düzeltilebilir hâle gelir.
Geçmişi kontrol edin
Stok Hareketleri listesindeki Ürün / Seri sütunundan veya ürün detayındaki hareket geçmişinden serinin izini sürün.
Sık sorulan sorular
Aynı seri numarası iki farklı üründe kullanılabilir mi?
Evet. Benzersizlik kontrolü firma ve ürün bazında yapılır. Aynı ürün içinde stokta iki aynı seri bulunamaz, ancak farklı bir ürün kartında aynı seri kullanılabilir.
Seri takipli üründe miktarı 5 yazarak tek kalemde giriş yapabilir miyim?
Hayır. Belge kalemlerinde her seri hareketi bir adettir. Beş cihaz için beş ayrı kalem girip her birine kendi seri numarasını yazmanız gerekir.
Var olan bir ürün için seri takibini sonradan açabilir miyim?
Hareket geçmişi olan bir ürünün seri takip ayarı değiştirilemez. Seri takibi gereken ürünler için ayarı kartı ilk oluştururken seçin.
Satılmış bir serinin giriş kaydını neden düzenleyemiyorum?
Satışta kullanılmış bir serinin giriş kaydı, kaynak satış işlemi iptal edilmeden değiştirilemez veya silinemez. Önce ilgili satış belgesini iptal edin.
Müşteri iadesi için ayrı bir ekran var mı?
Hayır, Hesapİz’de ayrı bir iade ekranı yoktur. Hatalı satışı belge iptaliyle geri alabilirsiniz; geçerli bir satışın iadesini nasıl kaydedeceğinizi muhasebecinize danışın.