Kısa cevap
Esnaf ve perakendeci Hesapİz’i nasıl kullanır?
Dükkân işleten bir esnaf Hesapİz’i dört iş için kullanır: çekmecedeki nakdi ve kartlı satışlardan bankaya gelen parayı ayrı kasalarda izlemek, veresiye defterini müşteri carisine taşımak, tedarikçi borcunu belgeyle takip etmek ve raftaki ürün miktarını hareketlerle görmek. Gün sonunda “Kasada ne olmalı, kim ne kadar borçlu, hangi ürün bitiyor?” sorularının cevabı aynı ekranlardan gelir.
Hesapİz web tabanlı bir ön muhasebe takip aracıdır. Yazarkasa, ödeme kaydedici cihaz ya da POS cihazı değildir ve bunlarla bağlantı kurmaz. Fiş, fatura ve e-belge yükümlülükleriniz için mali müşavirinize danışın; Hesapİz bu kayıtların işletme içi takibini kolaylaştırır.
Dükkâna uyan özellikler
Kasa & Bankalar: İki ayrı hesap açın. Biri “Nakit kasa” türünde dükkân çekmecesi, diğeri “Banka hesabı” türünde kartlı satışların yattığı hesap. Kartlı satış parasını nakit kasaya yazmak, gün sonu sayımında olmayan bir parayı varmış gibi gösterir.
Müşteri & Firmalar: Veresiye defterindeki her isim bir müşteri kartı olur. Defterdeki eski borcu “İlk giriş bakiyesi (TL)” alanına pozitif olarak yazarsınız; bu tutar kasaya para eklemez, yalnızca carinin açılışıdır. Tedarikçiler de aynı listede tutulur.
Ürün & Hizmetler: Ürün kartında başlangıç miktarı, KDV dahil ya da hariç birim fiyat ve “Kritik stok seviyesi” girilir. Miktar bu seviyeye indiğinde ürün detayında “Stok kritik seviyededir.” uyarısı çıkar.
Gelirler ve Giderler: Veresiye satışlar gelir belgesiyle, tedarikçi alışları gider belgesiyle kaydedilir. Belge oluşturmak kasaya para yazmaz; para alındığında “Tahsilat al”, ödendiğinde “Ödeme yap” kullanılır.
Günlük Durum ve Raporlar: Günlük Durum ekranı bugünkü para girişini ve çıkışını, TL kasa ve banka toplamını ve “Alacaklarınız” bölümünde vadesi geçmiş TL alacakları gösterir. Raporlar → Tahsilatlar ekranı veresiye belgelerini vadeye göre sıralar; “Gecikmiş” görünümü kimi aramanız gerektiğini söyler. Gelirler raporunun ürün görünümü ise gelir belgeleriyle yapılan satışlarda hangi ürünün ne kadar sattığını gösterir.
Notlar: “Toptancıya sipariş ver”, “Vitrin camı tamiri” gibi işleri başlık ve mesajla not olarak yazın, bitince “Tamamlandı” olarak işaretleyin. Notlarda hatırlatma alarmı yoktur; listeyi gün başında açmak alışkanlık olmalıdır.
Hızlı peşin satış mı, gelir belgesi mi?
Tezgâhtaki peşin satışları kaydetmenin iki yolu vardır. Birincisi ürün detayındaki “Stok giriş / çıkışı ekle” ile “Stok Çıkışı” girmektir. Miktarı, fiyatı ve TL kasayı seçersiniz; stok azalır ve tutar seçtiğiniz kasaya eklenir. Kartlı satış için kasa olarak banka hesabını seçebilirsiniz, çünkü o hesap da TL’dir. Hızlıdır, ama her ürün için ayrı kayıt gerekir.
Bu doğrudan hareketlerin önemli bir sınırı vardır: KDV Kontrolü raporu yalnızca gelir ve gider belgelerini kullanır, doğrudan stok hareketleri orada görünmez ve vade ya da alacak da oluşturmaz. Satışlarınızın KDV ön hesabında ve vade raporlarında yer almasını istiyorsanız gelir belgesi kullanın. Hangisinin işletmeniz için doğru olduğuna muhasebecinizle birlikte karar verin.
Veresiye satışta tercih zaten bellidir: gelir belgesi. Müşteriyi seçer, ürünü kalem olarak ekler, gerekiyorsa ödeme tarihini yazarsınız. Satış kalemi stoğu düşürür ve müşterinin borcunu artırır; kasa ancak tahsilat alındığında değişir.
Örnek bir gün: açılıştan kapanışa
Örnek bir dükkânda sabah nakit kasada 3.000 TL, banka hesabında 24.000 TL var. Gün içinde tezgâhtan toplam 6.350 TL nakit ve 9.800 TL kartlı satış yapılıyor; her satış ilgili ürünün stok çıkışıyla, nakitler nakit kasaya, kartlılar banka hesabına kaydediliyor.
Öğleden sonra veresiye defterinde 800 TL eski borcu olan bir müşteri 1.200 TL’lik alışveriş yapıyor. Gelir belgesine kalem KDV dahil 1.200 TL olarak giriliyor. Örnekte %20 oran kullanılırsa KDV hariç tutar 1.000 TL, KDV 200 TL olur; kendi ürünlerinizin oranını muhasebecinize danışın. Müşteri o an 500 TL nakit veriyor ve belgeden “Tahsilat al” ile nakit kasaya kaydediliyor. Belge kalanı 700 TL, müşterinin net carisi 800 + 700 = 1.500 TL olur.
Akşama doğru daha önce gider belgesiyle girilmiş 7.200 TL’lik toptancı faturasından 3.000 TL nakit ödeniyor. Belge “Kısmi Ödendi” durumuna geçer, kalan borç 4.200 TL’dir.
Kapanışta nakit kasada olması gereken tutar 3.000 + 6.350 + 500 − 3.000 = 6.850 TL’dir. Çekmece sayıldığında 6.820 TL çıkıyor. Önce girilmemiş bir satış ya da masraf aranıyor; bulunamazsa 30 TL’lik fark, açıklamasıyla birlikte “Kasa farkı” kategorisinde bir Para Çıkışı olarak yazılıyor ve kasa 6.820 TL’ye iniyor. Banka hesabı 24.000 + 9.800 = 33.800 TL’dir. Bankanız kartlı satışları komisyon düşerek yatırıyorsa komisyonu da ayrı bir Para Çıkışı olarak kaydedin.
Dükkânlarda sık görülen sorunlar ve çözümleri
Veresiye defteri kayboluyor ya da okunmuyor: Her müşterinin borcu müşteri detayındaki “Cari özeti” bölümünde görünür. İsterseniz müşteri detayını yazdırıp ekstre çıktısı olarak müşteriye gösterebilirsiniz. Belgeye bağlanmadan alınan paralar da müşteri detayındaki “Manuel para hareketi” ile net cariden düşülebilir; ancak bu hareket belirli bir belgeyi kapatmaz.
Gün sonunda kasa tutmuyor: Kartlı satış parasının nakit kasaya yazılması en sık nedendir. Ayrı banka kasası bu karışıklığı önler. Kasa detayında tarih filtresiyle günün hareketlerini açıp tek tek kontrol edebilirsiniz.
Ürün bitince fark ediliyor: Kritik stok seviyesi tanımlanan ürünler Raporlar altındaki Stok Hareketleri ekranında “Kritik stoktaki ürünler” görünümünde toplanır. Haftada bir bu listeye bakmak sipariş listesini hazırlar.
Stok eksiye düşüyor: Hesapİz satışı engellemez ama “stok miktarı 0’ın altına indi” uyarısı verir. Bu genellikle toptancıdan gelen bir alışın gider belgesiyle girilmediğini gösterir. Kasa da sıfırın altına inerse benzer bir uyarı alırsınız; bu da girilmemiş bir girişe işaret edebilir.
Adım adım
Kasaları açın
Nakit kasa ve kartlı satışların yattığı banka hesabını ayrı ayrı oluşturun; ikisine de o günkü gerçek bakiyeyi yazın.
Veresiye defterini aktarın
Defterdeki her müşteriyi kart olarak açın ve güncel borcunu “İlk giriş bakiyesi (TL)” alanına pozitif tutar olarak girin.
Tedarikçileri ve açık borçları girin
Toptancılarınızı aynı listeye ekleyin. Ödenmemiş faturaları ödeme tarihiyle birlikte gider belgesi olarak kaydedin.
Ürünleri sayıp kartlarını oluşturun
En çok satan ürünlerden başlayarak sayılan miktarı başlangıç miktarı olarak girin, kritik stok seviyesini belirleyin. Ürünler tek tek girildiği için bu adımı birkaç güne yayabilirsiniz.
Gün sonu rutinini başlatın
Her akşam Günlük Durum ekranına bakın, çekmeceyi sayın ve kasa bakiyesiyle karşılaştırın.
Sık sorulan sorular
Hesapİz yazarkasa veya POS yerine geçer mi?
Hayır. Hesapİz yazarkasa, ödeme kaydedici cihaz ya da POS değildir ve bunlarla bağlantı kurmaz. Satışları ve paraları işletme içinde takip etmenizi sağlar; fiş ve fatura yükümlülükleriniz için mali müşavirinize danışın.
Veresiye müşterisi borcunun bir kısmını öderse nasıl kaydederim?
Ödeme belirli bir satış belgesine aitse belge detayında “Tahsilat al” ile kısmi tutarı girin. Belgeye bağlamadan genel bir ödeme alıyorsanız müşteri detayındaki manuel para hareketini kullanabilirsiniz; bu net cariyi günceller ama belgeyi kapatmaz.
Kartlı satışları nereye kaydetmeliyim?
Kartlı satışlar için “Banka hesabı” türünde ayrı bir kasa açın ve bu satışları oraya yazın. Hesapİz bankanıza bağlanmaz; banka hesap dökümünüzle kasa detayını kendiniz karşılaştırırsınız.
Her peşin satışı tek tek girmem gerekir mi?
Stok takibi istiyorsanız her ürünün çıkışı kaydedilmelidir; doğrudan stok çıkışı ya da gelir belgesi kalemi bunu yapar. Hangi yolu seçeceğiniz, satışların KDV Kontrolü raporunda görünmesini isteyip istemediğinize bağlıdır.