Kısa cevap
Kasa ve banka takibi nedir?
Kasa ve banka takibi, işletmenin parasının nerede ve ne kadar olduğunu her an bilmektir. Hesapİz’de dükkândaki nakit, TL banka hesabı ve döviz hesapları ayrı kasalar olarak tutulur; her birinin bakiyesi kendi para giriş ve çıkışlarıyla güncellenir. Kâğıt kasa defterinin yerine geçen bu düzen, gün sonu sayımını ve banka ekstresiyle kontrolü kolaylaştırır.
KASA & BANKALAR ekranı bütün hesaplarınızı güncel bakiyeleriyle listeler ve her para birimi için ayrı bir toplam gösterir. Bir kasaya tıkladığınızda o hesabın bütün hareket geçmişine ulaşırsınız. Firma oluşturduğunuzda TL cinsinden Ana Kasa kendiliğinden açılır.
Nakit ve banka hesaplarını ayırın
Çekmecedeki nakit ile bankadaki para aynı yerde değildir; aynı kasada tutulduklarında gün sonu sayımı hiçbir zaman tutmaz. Her biri için ayrı kasa açın ve hesap türünü Nakit kasa veya Banka hesabı olarak seçin. “Ofis TL Kasası”, “Banka TL” veya “Banka USD” gibi açık isimler, tahsilat girerken yanlış hesabı seçme ihtimalini azaltır.
Banka hesaplarında banka adı, hesap sahibi / ünvanı ve Türkiye IBAN’ı alanları isteğe bağlıdır. IBAN’ın yapısı ve kontrol basamakları denetlenir; böylece yazım hataları erken yakalanır. Bu bilgi yalnız kayıt amaçlıdır: Hesapİz bankanıza bağlanmaz, hareketleri otomatik çekmez ve IBAN’ın kime ait olduğunu doğrulamaz. Kasa açma adımları “TL veya döviz kasası ve banka hesabı nasıl oluşturulur?” rehberinde.
Kasayı neler değiştirir?
Kasa bakiyesi yalnız gerçek para hareketleriyle değişir: kasanın açılış bakiyesi, gelir belgesinden alınan tahsilat, gider belgesine yapılan ödeme, kasa detayından girilen Para Girişi ve Para Çıkışı, ürün detayından girilen doğrudan stok giriş ve çıkışları ile çalışanlara yapılan maaş ve avans ödemeleri. Gelir veya gider belgesi oluşturmak ya da belgeye kalem eklemek kasayı değiştirmez.
Kasa detayından Yeni para hareketi eklerken işlem türünü, kategoriyi, isteğe bağlı ilgili kişiyi, açıklamayı, meblağı ve işlem tarihini girersiniz. İlgili kişi olarak bir müşteri seçerseniz hareket o müşterinin carisini de günceller; kişi seçmezseniz yalnız kasa değişir. Kira, fatura veya küçük giderler için kişisiz hareket yeterlidir.
Örnek: Bir günlük kasa hareketi
Ana Kasa güne 4.250,00 TL ile başlıyor. Öğleden önce bir müşteri, daha önce kesilmiş 2.400,00 TL’lik faturanın tamamını nakit ödüyor ve tahsilat belgeden alınıyor: kasa 6.650,00 TL. Öğleden sonra 350,00 TL kırtasiye gideri kasadan Para Çıkışı olarak kaydediliyor: kasa 6.300,00 TL.
Gün sonunda 5.000,00 TL bankaya yatırılıyor. Bunu Ana Kasa’dan 5.000,00 TL Para Çıkışı ve Banka TL hesabına 5.000,00 TL Para Girişi olarak iki hareketle kaydedersiniz. Ana Kasa’da 1.300,00 TL kalır; çekmecedeki sayım bu rakamla eşleşiyorsa gün kapanmıştır. Hareketlerin açıklamasına “Bankaya yatırılan” gibi bir not yazmak sonradan iki kaydı eşleştirmeyi kolaylaştırır.
Döviz bakiyesini TL ile karıştırmayın
Hesapİz TRY, USD, EUR ve GBP cinsinden kasa açmanıza izin verir. Her kasanın bakiyesi kendi para biriminde tutulur; 10.000 TL ile 500 USD tek bir bakiye gibi toplanmaz. Kasada hareket geçmişi oluştuktan sonra para birimi değiştirilemez; farklı bir para birimi gerekiyorsa yeni kasa açılır.
TL faturanın bedelini dövizle aldığınızda ilgili döviz kasasını seçip işlem kurunu girersiniz. Kasa döviz tutarıyla, belge ve cari ise TL karşılığıyla güncellenir. Kur kullanıcı tarafından belirlenir; otomatik kur servisi yoktur. Doğrudan stok hareketleri ve maaş ödemeleri TL kasasıyla yapılır. Ayrıntılı örnek için “TL faturaya dolar veya euro tahsilat nasıl takip edilir?” yazısını okuyun.
Eksi bakiye uyarısı ve hareket geçmişi
Kasa eksiye düşebilir. Hesapİz geçerli bir işlemi yalnız bakiye eksiye indiği için reddetmez; kaydı tamamlar ve kasanın 0’ın altına indiğini bildiren bir uyarı gösterir. Kasa detayında da bakiye eksi olduğu sürece uyarı görünür. Bu genellikle girilmemiş bir para girişine, yanlış seçilmiş kasaya veya tarih sırası karışmış kayıtlara işaret eder.
Kasa detayı varsayılan olarak bütün yıllardaki aktif hareketleri sayfalı gösterir. Başlangıç ve bitiş tarihiyle daraltabilir, tarihe, tutara, türe veya açıklamaya göre sıralayabilirsiniz. Hareket geçmişi olan kasa silinemez; yalnız hiç hareketi olmayan kasa için Hareketsiz kasayı sil seçeneği görünür. Bu kural geçmiş tahsilat ve ödeme bağlantılarının kaybolmasını önler.
Gün sonu kasa sayımı ve banka kontrolü
Nakit kasada gün sonu sayımı basit bir alışkanlıktır: çekmecedeki parayı sayın ve kasa detayındaki bakiyeyle karşılaştırın. Fark varsa önce o günün hareketlerini tarih filtresiyle daraltıp tek tek okuyun. Unutulmuş bir nakit tahsilat, yanlış kasaya işlenmiş bir ödeme veya iki kez girilmiş bir gider çoğu farkı açıklar.
Banka hesaplarında aynı kontrolü banka ekstresiyle yaparsınız. Ekstredeki her satırın Hesapİz’de bir karşılığı olmalıdır; banka masrafı veya faiz gibi sizin girmediğiniz hareketleri Para Çıkışı ya da Para Girişi olarak ekleyin. Ancak nedeni bulunamayan farkı kapatmak için açıklamasız bir düzeltme girmeyin; sonradan kaydın neden yapıldığını kimse hatırlamaz.
Belgeye bağlı hareketleri kasadan yönetmek
Kasa detayındaki bir tahsilat veya ödeme satırına tıkladığınızda hareketin ayrıntısını görürsünüz. Belgeye veya stok işlemine bağlı hareketler kasa ekranından da düzenlenebilir ve silinebilir. Bu durumda bağlı belge, stok ve müşteri carisi, işlemi kaynak ekrandan yapmışsınız gibi birlikte güncellenir; aynı mali etki iki kez oluşmaz.
Raporlar, yazdırma ve yetki
RAPORLAR menüsündeki Kasa Hareketleri raporu, seçtiğiniz tarih aralığındaki giriş ve çıkışları bütün kasalar için birlikte inceler. GÜNLÜK DURUM ekranı ise günün kasa özetini ve bakiyeleri para birimine göre ayrı gösterir.
Kasa detayını yazdırmak ve Excel’e aktarmak, Kasalar modülünde Tam yetki gerektirir. Yalnız okuma yetkisi olan çalışan bakiyeleri ve hareketleri görebilir ama çıktı alamaz. Çalışanların yetkileri ÇALIŞANLAR ekranından modül bazında yönetilir.
Neler yapmaz?
Hesapİz banka entegrasyonu sunmaz; banka hareketlerini siz girersiniz. Döviz kurlarını otomatik çekmez, kur farkı kaydı oluşturmaz ve farklı para birimlerini tek bir TL toplamına çevirmez. Kasa takibi işletme içi ön muhasebe içindir; yasal defter kayıtları için mali müşavirinizle çalışın.
Sık sorulan sorular
Kaç tane kasa veya banka hesabı açabilirim?
İhtiyacınız kadar kasa açabilirsiniz. Her nakit kasa, banka hesabı ve döviz hesabı için ayrı kayıt tutmanız, gün sonu kontrolünü kolaylaştırır.
Bankadaki parayı nakit kasaya aktarmayı nasıl kaydederim?
Banka hesabından Para Çıkışı, nakit kasaya aynı tutarda Para Girişi olarak iki hareket girin. Açıklamaya iki kaydı eşleştiren kısa bir not yazmanız önerilir.
Kasa bakiyesini elle düzeltebilir miyim?
Tam yetkili kullanıcı Kasayı düzenle ekranından bakiyeyi değiştirebilir; fark kadar bir düzeltme hareketi kaydedilir ve eski hareketler silinmez. Düzeltmeden önce eksik bir tahsilat veya ödeme olup olmadığını araştırmanız önerilir.
IBAN girdiğimde bakiye bankadan otomatik gelir mi?
Hayır. IBAN yalnız hesap bilgisi olarak saklanır ve biçimi kontrol edilir. Banka bağlantısı kurulmaz; bakiye Hesapİz’e girdiğiniz hareketlerden hesaplanır.
Kasa hareketine kategori vermek zorunlu mu?
Hayır, kategori isteğe bağlıdır. Ancak kira, maaş dışı giderler veya banka masrafı gibi hareketlere kategori vermek, Kasa Hareketleri raporunda paranın nereye gittiğini görmenizi kolaylaştırır.
Eski yıllara ait kasa hareketlerini görebilir miyim?
Evet. Kasa detayı tarih filtresi seçmediğiniz sürece bütün yıllardaki aktif hareketleri sayfalı olarak listeler. Belirli bir dönemi incelemek için başlangıç ve bitiş tarihi seçebilirsiniz.