Kısa cevap: kasa defteri nasıl tutulur?
Kasa defteri, her fiziksel kasa ve banka hesabı için ayrı bir hesap açılarak, gün içindeki her para girişi ve çıkışı tarih, kategori ve açıklamayla anında kaydedilerek tutulur. Gün sonunda kasadaki para sayılır, sistemdeki kasa bakiyesiyle karşılaştırılır ve fark varsa düzeltmeden önce kaynağı araştırılır.
Bu rehber kasa açmayı değil, açılmış kasayı her gün nasıl işleteceğinizi anlatır. Kasa adı, para birimi ve açılış bakiyesi için kasa oluşturma rehberine bakın. Burada anlatılan, işletme içi nakit takibidir; yasal defterlerinizin nasıl tutulacağı konusunda mali müşavirinize danışın.
Her gerçek para yeri için ayrı kasa
Kasa defterinin güvenilir olması için sistemdeki her hesabın gerçekte sayılabilen veya ekstresi alınabilen bir para yerine karşılık gelmesi gerekir. Dükkândaki çekmece için bir nakit kasa, her banka hesabı için ayrı bir banka hesabı, döviz tutuyorsanız o para biriminde ayrı bir kasa açın. Hesapİz farklı para birimlerini birbirine toplamaz; her kasa kendi biriminde bakiye gösterir.
Nakit bankaya yatırıldığında ayrı bir virman ekranı yoktur. Bu işlem nakit kasadan Para Çıkışı, banka hesabına aynı tarih ve tutarla Para Girişi olarak iki kayıtla girilir. İki kaydın açıklamasına da “bankaya yatırılan nakit” gibi aynı ifadeyi yazmak, sonradan eşleştirmeyi kolaylaştırır.
Girişleri ve çıkışları doğru yoldan kaydedin
Kasaya giren veya çıkan paranın iki kaynağı olabilir. Para bir gelir veya gider belgesine aitse, örneğin bir faturanın tahsilatı ya da bir tedarikçi faturasının ödemesi ise belge içinden Tahsilat al veya Ödeme yap ile girin. Bu kayıt kasada Tahsilat veya Ödeme hareketi olarak görünür ve belgenin kalanını düşürür.
Belgeye bağlı olmayan hareketler için kasa detayındaki Yeni para hareketi formunu kullanın. İşlem türünü Para Girişi veya Para Çıkışı seçin, Kategori alanına “Kırtasiye”, “Kargo” veya “Bankaya yatırılan” gibi tutarlı bir ad yazın; yazdığınız yeni ad kategori olarak oluşturulur. Meblağı, işlem tarihini ve kimden ya da kime ödendiğini anlatan bir Açıklama ekleyin. Kategori adlarını her gün aynı yazmak, ay sonunda raporun anlamlı olmasını sağlar.
Para bir müşteriden geliyor ama belirli bir faturaya ait değilse İlgili kişi türü olarak Müşteri seçebilirsiniz. Bu hareket müşterinin net carisini günceller ama hiçbir belgeyi kapatmaz.
Örnek gün: açılıştan kapanışa
Tutarlar örnektir. “Merkez Nakit TL” kasasının 5 Ekim sabahı bakiyesi 3.450,00 TL’dir. Gün içinde şu kayıtlar girilir: peşin satış faturasının tahsilatı 2.400,00 TL (KDV hariç 2.000 TL ve %20 KDV 400 TL), başka bir müşterinin açık faturasına tahsilat 1.250,00 TL, kırtasiye alışı için Para Çıkışı 380,00 TL, kargo ödemesi için Para Çıkışı 145,50 TL ve bankaya yatırılan nakit için Para Çıkışı 2.000,00 TL.
Girişler 2.400,00 + 1.250,00 = 3.650,00 TL, çıkışlar 380,00 + 145,50 + 2.000,00 = 2.525,50 TL’dir. Kapanış bakiyesi 3.450,00 + 3.650,00 − 2.525,50 = 4.574,50 TL olur. Banka hesabına ise aynı gün 2.000,00 TL’lik Para Girişi ayrıca kaydedilir.
Akşam sayımda çekmecede 4.524,50 TL bulunuyor; 50,00 TL eksik var. Fişler incelendiğinde gün içinde kaydedilmemiş 50,00 TL’lik ikram alışı fişi çıkıyor. Bu tutar “İkram” kategorisiyle Para Çıkışı olarak girilince kasa bakiyesi 4.574,50 − 50,00 = 4.524,50 TL’ye iner ve sayımla eşleşir.
Gün sonu sayımı ve fark araştırma
Sayım farkı çıktığında ilk iş, farkı kapatmak değil açıklamaktır. Kaydedilmemiş bir fiş, yanlış kasaya girilmiş bir tahsilat, kartla yapılıp nakit kasaya yazılmış bir satış, yanlış tarih veya iki kez girilmiş bir hareket en sık nedenlerdir. Kasa detayında Başlangıç ve Bitiş tarihi filtresiyle günü daraltıp hareketleri tek tek fişlerle karşılaştırın.
Kaynak bulunamazsa ve fark gerçekten açıklanamıyorsa kasa bakiyesini düzenleyebilirsiniz; Hesapİz farkı Düzeltme hareketi olarak kaydeder. Bu, eski hareketleri silmez, yalnızca farkı görünür bir kayıtla bırakır. Düzeltmeyi araştırmadan önce kullanmak, gerçek bir eksik kaydı kalıcı olarak gizler.
Bir çıkış kasa bakiyesini sıfırın altına indirirse kayıt yine yapılır ve hesabın 0’ın altına indiğine dair uyarı görünür; kasa detayında da bakiyenin 0’ın altında olduğu belirtilir. Fiziksel bir nakit kasası eksiye düşemeyeceği için bu uyarı genellikle eksik bir giriş veya yanlış kasa seçimi işaretidir.
Banka hesaplarını ekstreyle karşılaştırın
Banka hesabının sayımı, bankanın ekstresidir. Hesapİz bankanıza bağlanmaz ve IBAN girmek bakiyeyi otomatik getirmez; bu yüzden banka hareketlerini de nakit gibi elle girer, haftada bir veya ay sonunda ekstreyle karşılaştırırsınız. Ekstredeki her satırın Hesapİz’de bir karşılığı olmalıdır: müşteri havaleleri belge tahsilatı veya manuel giriş, kira ve fatura ödemeleri Para Çıkışı, banka masrafları kendi kategorisiyle çıkış olarak.
Geç fark ettiğiniz bir hareketi girerken İşlem tarihi alanına bugünün değil, paranın gerçekten hareket ettiği günün tarihini yazın. Böylece kasa detayındaki tarih filtresi ve dönem raporları ekstreyle aynı günleri gösterir. Kira gibi her ay tekrar eden çıkışlarda açıklamaya dönemi yazmak, örneğin “Eylül kirası”, aynı ödemenin iki kez girilip girilmediğini fark etmeyi kolaylaştırır.
Kasa Hareketleri raporu ve dönem çıktısı
Raporlar → Kasa Hareketleri ekranı hareketleri para birimine göre ayrı gösterir ve giriş ile çıkış kategorilerine ya da işlem türüne göre gruplar. Bugün, Dün, Son 7 gün, Son 30 gün, Bu ay gibi hazır aralıklarla veya kendi tarih aralığınızla çalışabilirsiniz. Böylece bir ayda kargoya, kırtasiyeye veya ikrama ne kadar nakit çıktığını tek bakışta görürsünüz.
Tek bir kasanın belirli bir dönemini kâğıda dökmek için kasa detayında tarih aralığını seçip Yazdır veya Excel’e aktar kullanın. Bu çıktıyı fişlerle birlikte dosyalamak ya da mali müşavirinizle paylaşmak, ay sonu kontrolünü hızlandırır. Yazdırma ve dışa aktarma Kasalar modülünde tam yetki gerektirir.
Adım adım
Para yerlerini eşleştirin
Her nakit çekmece, banka hesabı ve döviz tutarı için Kasa & Bankalar’da ayrı bir hesap olduğundan emin olun.
Belgeye ait parayı belgeden girin
Fatura tahsilatlarını Tahsilat al, tedarikçi ödemelerini Ödeme yap ile ilgili belge içinden kaydedin.
Diğer hareketleri kategoriyle girin
Belgesiz giriş ve çıkışları Yeni para hareketi ile Para Girişi veya Para Çıkışı olarak, tutarlı bir Kategori ve açıklayıcı bir Açıklama yazarak kaydedin.
Gün sonunda sayın
Kasadaki parayı sayın ve kasa detayındaki bakiyeyle karşılaştırın; fark varsa günün hareketlerini fişlerle tek tek eşleştirin.
Düzeltmeyi en son kullanın
Eksik kaydı bulduysanız onu girin; kaynak bulunamazsa bakiyeyi düzenleyerek farkı Düzeltme hareketi olarak bırakın.
Ay sonunda raporlayın
Raporlar → Kasa Hareketleri ile kategorilere göre toplamları inceleyin, kasa detayından ilgili dönemi yazdırın veya Excel’e aktarın.
Sık sorulan sorular
Gelir belgesi oluşturunca para kasaya girer mi?
Girmez. Belge yalnızca alacak doğurur. Para, belge içinden Tahsilat al ile kaydedildiğinde seçtiğiniz kasaya Tahsilat hareketi olarak girer.
Nakdi bankaya yatırınca nasıl kaydederim?
Ayrı bir transfer ekranı yoktur. Nakit kasadan Para Çıkışı, banka hesabına aynı tutarda Para Girişi girin ve iki kayda da aynı açıklamayı yazın.
Kasa bakiyesi eksiye düştü, kayıt hatalı mı?
Kayıt kaydedilir ve uyarı gösterilir. Fiziksel nakit kasasında eksi bakiye çoğu zaman eksik bir giriş, yanlış kasa seçimi veya yanlış tarih anlamına gelir; hareketleri kontrol edin.
Sayım farkını hemen düzeltmeli miyim?
Önce araştırın. Kaydedilmemiş fiş veya yanlış kasaya girilmiş bir hareket bulursanız onu kaydedin. Düzeltme hareketini yalnızca kaynağı bulunamayan farklar için kullanın.
Hesapİz’deki kasa kaydı yasal kasa defteri yerine geçer mi?
Hesapİz ön muhasebe takibi için bir araçtır, yasal defter değildir. Tutmanız gereken defterler ve belgeler için mali müşavirinize danışın.