Kısa cevap
İnşaat firması Hesapİz’de işlerini nasıl ayırır?
İnşaat ve taşeron işlerinde Hesapİz ile her işi bir kategori adıyla etiketler, işverene kestiğiniz faturayı vadeli gelir belgesi, taşeron ve malzeme faturalarını vadeli gider belgesi olarak girersiniz. Şantiye için ayrı bir nakit kasa açar, işçi avanslarını bu kasadan düşer, gelir ve gider raporlarını kategoriye göre süzerek her işin tablosunu görürsünüz.
Açık olmak gerekirse: Hesapİz’de proje modülü, hakediş hesaplama ekranı veya maliyet merkezi yoktur. Hakediş tutarını siz hesaplar, ortaya çıkan faturayı belge olarak kaydedersiniz. İşleri ayırmak için kategori yapısını kullanırsınız; bu sayfa bunun nasıl yapılacağını anlatır.
Kategorileri iş etiketi olarak kullanın
Gelir, gider ve kasa hareketi kategorileri Hesapİz’de ayrı ailelerdir. Bir iş için, örneğin “Proje A blok”, aynı adı her üç ailede de kullanmanız gerekir. Kategoriyi Ayarlar → Kategoriler ekranından veya formdaki kategori alanına yeni bir ad yazarak oluşturabilirsiniz.
Böylece Raporlar → Gelirler ekranında “Gelir kategorileri” görünümü işveren faturalarını, Raporlar → Giderler ekranında “Gider kategorileri” görünümü taşeron ve malzeme faturalarını iş bazında toplar. Şantiye kasasından yapılan küçük harcamalar ise Kasa Hareketleri raporunda çıkış kategorisine göre görünür.
İş bittiğinde kategoriyi silerseniz pasif olur; eski kayıtlar kategori adını korur. Bu yüzden biten işleri silmek raporlarınızı bozmaz, yalnızca yeni kayıtlarda seçilmesini engeller.
Bir ayın akışı: örnek rakamlarla
Ay sonunda işverene bir aşama için fatura düzenliyorsunuz. Gelir belgesinde kategori “Proje A blok”, kalem KDV hariç 250.000 TL, örnek oran %20 ile KDV 50.000 TL, toplam 300.000 TL olur. Vadeyi işverenle anlaştığınız tarihe yazarsınız. İşverenin net carisi 300.000 TL artar; kasaya henüz para girmez.
İşveren ödemeyi iki parça halinde yapıyor: önce 120.000 TL, sonra 100.000 TL. Her birini belge üzerinde “Tahsilat al” ile banka hesabına kaydedersiniz. Belge “Kısmi Ödendi” durumundadır ve kalan alacak 300.000 − 120.000 − 100.000 = 80.000 TL’dir. Bu kalan, Raporlar → Tahsilatlar ekranında vadesine göre izlenir.
Aynı ay sıva taşeronunun faturası gelir: net 80.000 TL, KDV 16.000 TL, toplam 96.000 TL. Malzeme tedarikçisinden net 45.000 TL, KDV 9.000 TL, toplam 54.000 TL’lik fatura alırsınız. İkisini de “Proje A blok” gider kategorisiyle ve ödeme vadeleriyle gider belgesi olarak girersiniz. Bu iki belgenin toplam borcu 150.000 TL’dir ve Raporlar → Ödemeler ekranında vade sırasına göre görünür.
Bu örnekte iş için gelir belgeleri 300.000 TL, gider belgeleri 150.000 TL’dir. Bu fark kârlılık değildir: işçilik ödemeleri, şantiye kasasından yapılan harcamalar ve diğer giderler ayrıca hesaba katılmalıdır. Raporlar size ham tabloyu verir; değerlendirmeyi siz yaparsınız.
Şantiye kasası ve işçi avansları
Şantiyede elden yapılan harcamalar için Kasa & Bankalar altında “Şantiye kasası” adında TL para birimli bir Nakit kasa açın. Merkezden şantiyeye 20.000 TL gönderdiğinizde Ana Kasa’dan 20.000 TL “Para Çıkışı”, Şantiye kasasına 20.000 TL “Para Girişi” kaydı girersiniz; ikisine de aynı açıklamayı yazmak sonradan eşleştirmeyi kolaylaştırır. Hesapİz’de ayrı bir virman ekranı yoktur.
Usta veya işçiye verilen avans personel detayındaki “Maaş / avans ekle” kartından şantiye kasası seçilerek girilir. Boş açılan kasaya gönderilen 20.000 TL’den 3.000 TL avans verildiğinde şantiye kasası 17.000 TL’ye iner. Ay sonunda fiilen ödenen ücret “Maaş ekle” ile yazılır. Hesapİz bordro, SGK veya stopaj hesaplamaz; avansı maaştan kendiliğinden düşmez. Bu konularda muhasebecinize danışın.
Şantiye kasasından yapılan küçük alımları “Para Çıkışı” ile, kategori olarak “Proje A blok” seçerek kaydedin. Kasa bakiyesi eksiye düşerse sistem kaydı alır ancak uyarı verir; bu genellikle merkezden gelen paranın girilmediğini gösterir.
Tevkifat, KDV ve malzeme stoğu
İnşaat ve taşeronluk işlerinde KDV tevkifatı, stopaj veya farklı belge türleri gündeme gelebilir. Hesapİz’deki KDV Kontrolü ekranı standart bir ön hesaptır: satış KDV’si ile indirilecek KDV’yi karşılaştırır, tevkifatı hesaplamaz. Faturanızı nasıl düzenleyeceğinizi, belgeye hangi tutarı yazacağınızı ve tahsil edilmeyen kısmı nasıl izleyeceğinizi mali müşavirinizle belirleyin.
Malzemeleri stokta izlemek isteğe bağlıdır. Depoda bekleyen demir, kablo veya seramik gibi kalemleri ürün kartı olarak açarsanız alış belgeleriyle stok artar. Sahada kullanılan miktar bir satış olmadığı için, dönem sonunda depoyu sayıp ürün kartındaki “Stok miktarını düzelt” ile kalan miktarı girmek en sade yoldur; sistem fark kadar düzeltme hareketi ekler ve kasaya dokunmaz. Doğrudan “Stok Çıkışı” kasaya para eklediği için şantiyeye malzeme sevkini bu yolla girmeyin. Malzeme doğrudan şantiyeye teslim ediliyorsa stok açmadan yalnızca gider belgesiyle takip etmek de yeterli olabilir.
Önümüzdeki ayın nakit tablosunu çıkarın
İnşaatta en sık yaşanan sıkışma, işverenden gelecek paranın taşeron ödemelerinden sonraya kalmasıdır. Hesapİz’de Raporlar → Tahsilatlar ve Raporlar → Ödemeler ekranlarında “Vade tarih aralığı” filtresini aynı döneme, örneğin önümüzdeki 30 güne ayarlayarak iki listeyi yan yana koyabilirsiniz.
Yukarıdaki örnekte işverenden beklenen kalan 80.000 TL, taşeron ve malzeme tedarikçisine ödenecek toplam 150.000 TL’dir. İkisi de bu 30 günün içindeyse aradaki 70.000 TL’lik açığı banka bakiyenizle karşılaştırırsınız. Günlük Durum ekranındaki TL kasa ve banka toplamı bu karşılaştırmanın diğer yarısıdır. Açık varsa taşeronla vade konuşmak veya işverenden ödeme takvimini netleştirmek için erken davranabilirsiniz.
Vade raporları belge kalanını gösterir. Bir taşerona belgeye bağlamadan, firma detayındaki “Manuel para hareketi” ile ödeme yaptıysanız net cari düşer ama belge açık görünmeye devam eder. Ödemeleri mümkün olduğunca belge üzerinden “Ödeme yap” ile girerseniz bu raporlar gerçeğe yakın kalır.
Maaş ve avans ödemeleri vade raporlarında görünmez; bunlar kasadan doğrudan çıkıştır. Ay içinde ödeyeceğiniz işçilik tutarını ayrıca hesaba katmanız gerekir.
Sık yaşanan sorunlar
Aynı firma hem taşeronunuz hem işvereniniz: Müşteri ve tedarikçiler aynı listede tutulur. Firmanın detayındaki net cari, gelir belgelerinin kalanından gider belgelerinin kalanını düşerek tek bir rakam verir; iki tarafı ayrı ayrı belgelerde görebilirsiniz.
İşveren ödemesi faturadan fazla geldi: Tahsilat belge kalanını aşamaz. Fazla tutarın hangi faturaya ait olduğunu netleştirip ilgili belgeye bağlayın.
Hangi işin ne kadar borcu var bilinmiyor: Raporlar → Ödemeler ekranında “Vade dağılımı” grafiğine tıklayıp gecikmiş ve yaklaşan belgeleri, kategori adlarına bakarak iş bazında ayırın.
Adım adım
İş kategorilerini oluşturun
Devam eden her iş için aynı adı gelir, gider ve kasa hareketi kategorilerinde tanımlayın.
Şantiye kasalarını açın
Her şantiye için TL para birimli ayrı bir Nakit kasa oluşturun ve mevcut nakdi açılış bakiyesi olarak girin.
İşveren ve taşeronları girin
Firmaları vergi numarasıyla ekleyin; devreden borç ve alacakları İlk giriş bakiyesine doğru işaretle yazın.
Usta ve işçileri personel olarak ekleyin
Avans ve ücret ödemelerini kişi bazında izlemek için her çalışan için personel kaydı açın.
Açık faturaları vadeleriyle girin
Tahsil edilmemiş işveren faturalarını ve ödenmemiş taşeron faturalarını vade tarihleriyle kaydedin.
Sık sorulan sorular
Hesapİz hakediş hesaplar mı?
Hayır. Hakediş tutarını siz belirlersiniz; Hesapİz o tutarla kestiğiniz faturayı ve tahsilatlarını takip eder.
Birden fazla şantiyeyi ayrı ayrı izleyebilir miyim?
Evet. Her şantiye için ayrı nakit kasa ve ayrı kategori adı kullanırsanız raporları şantiye bazında süzebilirsiniz.
Tevkifatlı faturayı nasıl girmeliyim?
Hesapİz tevkifatı hesaplamaz. Belgeye yazılacak tutarı ve kaydın şeklini mali müşavirinizle belirleyin.
İşçi avansları müşteri carisini etkiler mi?
Hayır. Maaş ve avans bağımsız kasa çıkışlarıdır; yalnızca seçilen TL kasanın bakiyesini düşürür.
Şantiye kasasındaki parayı merkeze geri nasıl aktarırım?
Ayrı bir virman ekranı yoktur. Şantiye kasasından Para Çıkışı, merkez kasasına aynı tutarda Para Girişi girersiniz ve iki kayda aynı açıklamayı yazarsınız.