Kısa cevap
Hesapİz’e nasıl başlanır?
Hesapİz’e başlamak için önce Yeni hesap oluştur ekranında kullanıcı hesabınızı açar, ardından Firmanızı oluşturun ekranında firma bilgilerinizi girersiniz. Firma kaydedildiği anda TL cinsinden Ana Kasa açılır ve firmanız için 1 aylık deneme süresi başlar. E-posta onayı beklemeniz gerekmez; hesap oluşturur oluşturmaz giriş yapabilirsiniz.
Bu rehber ilk gününüzü planlamanız için hazırlandı. Önce kurulumun genel mantığını, sonra kayıtları hangi sırayla girmeniz gerektiğini ve son bölümde ekran ekran adımları bulacaksınız. Her adımın ayrıntılı anlatımı için ilgili rehberlere bağlantılar verdik.
Başlamadan önce hazırlayın
Firma oluşturma formunda firma adı, telefon, mobil telefon, vergi dairesi, vergi numarası ve adres alanlarının tamamı doldurulmalıdır. Bu bilgileri önceden yanınızda bulundurmak kurulumu birkaç dakikada bitirmenizi sağlar. Sonradan değiştirmeniz gerekirse firma bilgilerini düzenleyebilirsiniz.
Kayıtlara başlamadan önce bir başlangıç tarihi belirleyin; örneğin ayın ilk günü. O tarihteki kasa ve banka bakiyelerinizi, müşterilerinizin ve tedarikçilerinizin açık bakiyelerini ve depodaki ürün miktarlarını bir listeye yazın. Bütün açılış kayıtlarını aynı tarihe göre girmek ilk ay sonunda rakamlarınızın tutarlı olmasını sağlar.
Şifreniz ve e-posta hakkında önemli not
Hesapİz şu anda e-posta göndermez. Kayıt sırasında doğrulama mesajı gelmez ve hesabınız doğrudan onaylanır. Aynı nedenle e-posta ile şifre sıfırlama akışı da kapalıdır. Şifrenizi en az 8 karakter olacak şekilde belirleyin ve güvenilir bir parola yöneticisinde saklayın.
Oturum açıkken sağ üstteki kullanıcı menüsünden Şifre ekranına girip mevcut şifrenizle yeni şifre belirleyebilirsiniz. Şifrenizi unutursanız web üzerinden sıfırlama yapılamaz; bu durumda hizmet sağlayıcısının kimlik teyidinden sonra yapacağı bir işlem gerekir.
Kayıtları hangi sırayla girmelisiniz?
İlk sırada kasalarınız gelir. Ana Kasa zaten açık olduğu için nakit TL kasanızı ayrıca açmanız gerekmez; başlangıç bakiyesini Kasayı düzenle ekranından girebilirsiniz. TL banka hesabınız ve varsa döviz hesaplarınız için KASA & BANKALAR bölümünden yeni kasa açın. Ayrıntılar “TL veya döviz kasası ve banka hesabı nasıl oluşturulur?” rehberinde.
İkinci sırada müşteri ve tedarikçileriniz gelir. Açık bakiyesi olanları ilk giriş bakiyesiyle birlikte oluşturun; pozitif tutar müşterinin size borcunu, negatif tutar sizin ona borcunuzu gösterir. Üçüncü sırada ürün ve hizmetleriniz gelir; stoklu ürünlerin sayılmış miktarını başlangıç miktarı olarak girin. Bu açılış kayıtlarının hiçbiri kasaya para eklemez.
Açılışlar tamamlandıktan sonra günlük işe geçersiniz: yeni satışlar için gelir belgesi, alışlar için gider belgesi, para geldiğinde tahsilat, para çıktığında ödeme. Sağ üstteki Yeni işlem menüsü gelir belgesi, gider belgesi, müşteri ve ürün veya hizmet kaydına tek tıkla ulaşmanızı sağlar.
Örnek: Küçük bir dükkânın ilk günü
Hayali bir kırtasiye 1 Kasım’da Hesapİz’e geçiyor. Kasadaki nakit 3.750,00 TL, banka hesabındaki bakiye 18.400,00 TL. Ana Kasa’nın bakiyesi 3.750,00 TL olarak düzenleniyor, “Banka TL” adında yeni bir banka hesabı 18.400,00 TL açılış bakiyesiyle oluşturuluyor.
İki okulun açık bakiyesi var: biri 2.600,00 TL, diğeri 1.150,00 TL borçlu. İki müşteri bu tutarlar ilk giriş bakiyesine yazılarak açılıyor. Kâğıt tedarikçisine 4.200,00 TL borç bulunuyor; tedarikçi kartı −4.200,00 TL ilk giriş bakiyesiyle oluşturuluyor. Son olarak en çok satılan 15 ürün sayılan miktarlarıyla kataloğa ekleniyor.
Gün sonunda kontrol: kasalarda toplam 3.750,00 + 18.400,00 = 22.150,00 TL, müşterilerden alacak 2.600,00 + 1.150,00 = 3.750,00 TL, tedarikçiye borç 4.200,00 TL. Kasa bakiyeleri müşteri açılışlarından etkilenmedi; her rakam kendi yerinde duruyor.
Deneme süresi ve abonelik
Firma oluşturulduğunda 1 aylık deneme süresi başlar; bitiş tarihini kullanıcı menüsündeki Firma ve abonelik ekranında görürsünüz. Abonelik seçenekleri 6 Aylık ve 1 Yıllık paketlerdir. Uzatma için aynı ekrandaki Yeni abonelik talebi ile paketi seçip dekont numarasını girersiniz; süre yönetici onayından sonra güncellenir.
Aboneliğiniz devam ederken uzatırsanız yeni süre mevcut bitiş tarihinden eklenir; süre dolduktan sonra uzatırsanız onay gününden başlar. Süre biterse kasa, cari, stok ve raporlar dahil iş ekranları kapanır, kayıtlarınız silinmez; firma bilgileri ve abonelik talebi ekranı açık kalır. Güncel fiyat ve ödeme koşulları için uygulamadaki bilgileri esas alın.
Çalışan eklemek
Firma sahibi olarak bütün modüllere erişirsiniz. ÇALIŞANLAR bölümünde personel kartı açıp modül bazında Erişim yok, Yalnız okuma, Okuma ve ekleme veya Tam yetki verebilirsiniz. Yeni çalışan için kullanıcı daveti şu anda kapalıdır; bu nedenle ilk günlerde kayıtları kendiniz girmeniz daha pratik olabilir.
İlk hafta sık yapılan hatalar
En sık görülen hata, açılış bakiyelerini farklı tarihlere göre girmektir; örneğin kasayı bugünkü sayıma, müşteri borçlarını geçen ayın listesine göre yazmak. Bu durumda ilk mutabakatta açıklanamayan farklar oluşur. Tüm açılışları aynı başlangıç tarihine göre hazırlayın.
İkinci hata, açılıştan önceki dönemin faturalarını tek tek yeniden girmeye çalışmaktır. Geçmiş dönemin açık bakiyesini ilk giriş bakiyesiyle tek seferde yazmak yeterlidir; aynı borcu bir de belge olarak girerseniz iki kez sayılır. Üçüncü hata, Ana Kasa varken aynı nakit için ikinci bir TL kasası açmaktır; bu, tahsilat girerken kasa seçimini karıştırır.
Adım adım
Yeni hesap oluşturun
Sitenin üst kısmındaki Yeni hesap oluştur veya Ücretsiz dene bağlantısıyla kayıt ekranını açın. Ad, Soyad, E-posta, Şifre ve Şifre tekrar alanlarını doldurun, Kullanıcı sözleşmesini kabul ediyorum kutusunu işaretleyip Hesap oluştur düğmesine basın.
Giriş yapın
E-posta onayı beklemeden, kayıtta kullandığınız e-posta ve şifreyle giriş yapın. Henüz firmanız olmadığı için sol menüde FİRMA OLUŞTUR bağlantısı görünür.
Firmanızı oluşturun
Firmanızı oluşturun ekranında Firma adı, Telefon, Mobil telefon, Vergi dairesi, Vergi numarası ve Adres alanlarını doldurup Firma oluştur düğmesine basın. Ana Kasa açılır ve 1 aylık deneme başlar.
Kasalarınızı tanımlayın
Sol menüden KASA & BANKALAR’ı açın. Ana Kasa’nın bakiyesini Kasayı düzenle ile girin; banka ve döviz hesaplarınız için Yeni kasa oluştur düğmesini kullanın.
Müşterileri ve ürünleri ekleyin
MÜŞTERİ & FİRMALAR bölümünde Yeni müşteri oluştur ile açık bakiyesi olan kişi ve firmaları ilk giriş bakiyeleriyle girin. ÜRÜN & HİZMETLER bölümünde Yeni ürün / hizmet oluştur ile ürünlerinizi başlangıç miktarlarıyla ekleyin.
İlk gün kontrolünü yapın
GÜNLÜK DURUM ekranında kasa bakiyelerini, müşteri listesinde Net cari sütununu kontrol edin. Kullanıcı menüsündeki Firma ve abonelik ekranında firma adını ve deneme bitiş tarihini doğrulayın.
Sık sorulan sorular
Hesapİz’i denemek için ödeme bilgisi girmem gerekir mi?
Hayır. Üyelik ve firma oluşturma sırasında ödeme bilgisi istenmez. Firma oluşturulduğunda 1 aylık deneme süresi kendiliğinden başlar.
Kayıttan sonra doğrulama e-postası gelmedi, ne yapmalıyım?
Bir şey yapmanız gerekmez. Hesapİz şu anda e-posta göndermez ve yeni hesaplar doğrudan onaylanır. Kayıttan hemen sonra giriş yapabilirsiniz.
Bir kullanıcı birden fazla firma yönetebilir mi?
Hayır. Bir kullanıcı hesabı tek bir firmaya bağlıdır. Farklı bir firma için ayrı bir kullanıcı hesabı gerekir.
Deneme süresi bitince verilerim silinir mi?
Hayır. Süre bitince iş ekranları kapanır ama kayıtlarınız korunur. Abonelik talebiniz onaylandığında ekranlar yeniden açılır.
Ana Kasa’yı silip yeniden oluşturabilir miyim?
Gerek yoktur. Ana Kasa’nın adını ve bakiyesini Kasayı düzenle ekranından değiştirebilirsiniz. Hareket geçmişi olan kasa ve firmadaki son aktif kasa silinemez.
Hesapİz’i telefondan kullanabilir miyim?
Hesapİz tarayıcıda çalışır ve telefon ekranına uyum sağlar. Dar ekranlarda sol menü, sol üstteki menü düğmesiyle açılan bir çekmeceye dönüşür. Ayrı bir mobil uygulama kurmanız gerekmez.